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SharePoint

​SF Ordnerplan

​​Prozessorientierte Ablage und Vorgangsbearbeitung in Reinkultur


​​​Wo legen Sie Dokumente ab? Schlummern in Ihren Postfächern hunderte von E-Mails, die auch von anderen benötigt werden? Finden Ihre Teams alle benötigten Informationen schnell und einfach? Erstellen Sie Dokumente wirklich effizient? Haben Sie immer alles, was zu einem Geschäftsvorfall gehört, auf einen Blick im Zugriff? Egal, ob es sich um eine Kalkulation, ein eingescanntes Dokument oder eine E-Mail handelt?

Die Antwort auf diese Fragen liefert die Theorie der Prozessorientierten Dokumentablage, und SF Ordnerplan setzt sie auf angenehmste Weise in die Praxis um. Rätseln Sie nie wieder, wo Sie dies oder jenes am besten speichern. Finden Sie schnell und einfach ganze Vorgänge, anstatt sich in überbordenden Trefferlisten bei der Suche nach Dokumenten zu verlieren. Erstellen Sie Dokumente mit automatisch ausgefüllten Daten, die beim Vorgang hinterlegt sind. Sparen Sie Zeit und konzentrieren Sie sich auf die Arbeit - nicht darauf, wo sie gespeichert werden soll und wie man sie wieder findet.

SF Ordnerplan ist offiziell Microsoft-zertifiziert. Das Produkt bestand Anfang 2016 auf Anhieb alle technischen Anforderungen der Tests zum Lauf unter Windows 8 und höher.

SF Ordnerplan ist eine SF Application Creator-Anwendung. Klicken Sie hier für weitere Informationen.

 Downloads zu SF Ordnerplan
SF Ordnerplan - Feature-Übersicht
SF Ordnerplan - Trainingsunterlagen
SF Ordnerplan - Überblickspräsentation
SF Ordnerplan - Wesentliche Features nach Einführungsdatum
Programmstand
  
02.06.2023
  • Korrigiert:
    • In den Platzhaltern von Vorgängen, die zum automatischen Ausfüllen von Dokumenten dienen, konnten überzählige Platzhalter ausgegeben werden, wenn Vorgänge in ihren Vorgangseigenschaften auf Objekte verwiesen, die selber wieder auf andere Objekte verwiesen.
    • Ein Platzhalter aus einem prozessbezogenen berechneten Merkmal konnte falscherweise nicht berechnet werden, wenn der Prozess des Vorgangs und dessen übergeordneter Prozess nicht, sondern erst der noch eine Ebene übergeordnete Prozess eine Formel für das berechnete Merkmal enthielt.
  • Verbessert:
    • Im Befehl Neues Dokument werden nun standardmäßig nur noch aktive Vorgangsobjekte als anzuschreibende Ansprechpartner angeboten. Durch Ankreuzen des neuen Feldes Auch inaktive Objekte aus Vorgangseigenschaften verwenden können Sie bei Bedarf aber auch inaktive Objekte verwenden.
    • Merkmale vom Typ Website-URL können nun bis zu 432 Zeichen aufnehmen.
    • Die Assistenten Objekt anlegen bzw. Objekt bearbeiten prüfen nun ggf. schon im Schritt Objekteigenschaften auf Weiter​ hin, ob eine zwangsweise Formel für die Objektbezeichnung aus den erfassten Merkmalen zu einer bereits existierenden Objektbezeichnung eines anderen Objekts führen würde. So bekommen Sie das frühzeitig mit und können entweder Merkmale ändern oder sich entscheiden, abzubrechen und das bereits existierende Objekt zu benutzen.
    • Wenn Sie im Arbeitsplatz-Fenster in Objekte auch inaktive Objekte anzeigen lassen, in einem anderen Bereich etwas ändern und dann zum Bereich Objekte zurück wechseln, wird das Ankreuzfeld Inaktive Objekte anzeigen nicht mehr automatisch zurückgesetzt und die Ansicht aktualisiert. Die Objektliste incl. inaktiver Objekte bleibt also sichtbar.
    • Zu einem Vorgang bietet der Extras-Befehl Landkarte anzeigen... nun auch die Anschriften von Ansprechpartnern des Vorgangs an.
    • Neue E-Mail erzeugen, es sich dann aber doch anders überlegen: Wenn Sie in einem Vorgang mit dem Befehl Neues Dokument... eine E-Mail erzeugen, überwacht SF Ordnerplan wie gewohnt alle 5 Sekunden, ob die E-Mail schon gesendet wurde, und legt die tatsächlich gesendete Fassung dann automatisch aktualisiert im Vorgangsordner ab. Wenn Sie es sich aber nach dem Erzeugen der E-Mail anders überlegten und die im Vorgangsordner erzeugte E-Mail-Datei einfach löschten, hörte SF Ordnerplan nicht auf (auch am nächsten Tag oder nach Wochen nicht), darauf zu warten, dass die E-Mail in den Gesendeten Objekten von Outlook landet. Dort landet sie aber nie, weil Sie sie nie absendeten, sondern sie ja aus dem Vorgangsordner löschten. Das wird nun von SF Ordnerplan erkannt: Sie erhalten dann sicherheitshalber eine Meldung darüber, dass SF Ordnerplan nicht weiter versuchen wird, diese Mail aus Outlooks Gesendeten Objekten zurück in den Vorgangsordner zu legen.
    • Zu einem Vorgang listet der Extras-Befehl Platzhalter anzeigen/kopieren... nun auch die verfügbaren Platzhalter aller Ansprechpartner des Vorgangs auf.
    • Das Menü Extras in der Menüleiste ist praktischer strukturiert: Die Befehle des vorherigen Untermenüs Betrieb sind nun direkt in Extras erreichbar. So können Sie z.B. leichter ein weiteres Arbeitsplatz-Fenster öffnen, auch wenn das Aufgabenblatt ausgeblendet oder von anderen Fenster verdeckt sein sollte.
    • Erweiterter Abschnitt Historie in Berichten:
      • Außer in den Berichten Vorgängen und Objekten bieten jetzt auch die Berichte Prozesse und Kategorien die Ausgabe der Änderungshistorie einheitlich an.
      • Die Historie in diesen Berichten ist außerdem erweitert:
        • Die Historie kann grundsätzlich zeitlich absteigend (Vorgabe, "jüngste zuerst"), aufsteigend ("älteste zuerst") oder gar nicht ausgegeben werden.
        • Standardmäßig wird nur die Historie der letzten 30 Tage ausgegeben. Durch Deaktivieren des Feldes Historie: Nur die letzten 30 Tage ausgeben kann die vollständige Historie ausgegeben werden.
        • Außer Datum und Uhrzeit wird nun auch der Wochentag einer Änderung ausgegeben.
        • Sie können einzeln wählen, für welche Teile (z.B. Vorgangseigenschaften, Berechtigungen etc.) die Historie ausgegeben werden soll.
        • Icons erleichtern die Durchsicht eines Historieberichts: Für jeden Teil (wie Eigenschaften, Ansprechpartner, Synonyme, Berechtigungen etc.) wird ein anderes Symbol ausgegeben.
        • Im Bericht ​Vorgänge kann nun auch das Posteingangsbuch als Teil der Historie ausgegeben werden.
        • Die Historie ist einheitlich vollständiger. So wird z.B. auch die Historie mittlerweile gelöschter Daten wie Berechtigungen oder Eigenschaften ausgegeben. Beim Bericht Prozesse geht die Historie auch über die Dokumentvorlagen, zusätzlichen Prozessberechtigungen und Papierordner-Schlagworte.
    • ​Für Administratoren:
      • Falls kein Arbeitsplatz-Fenster geöffnet ist, öffnet sich keines automatisch, solange gerade Zugriffsrechte umsetzen läuft.
      • Während Zugriffsrechte umsetzen gerade läuft, wird der automatische Hintergrund-Export geänderter Ansprechpartner-Objekte in Microsoft Outlook-Kontakte nicht mehr starten, sondern erst danach wieder.
      • PowerShell-Schnittstelle:
        • Kategoriestrukturen können nun mit dem Befehl Get-SfoKategorieExportScript als PowerShell-Script exportiert werden. So erzeugt z.B. der folgende Befehl ein PowerShell-Script, das in einer anderen Installation oder einem anderen Mandanten von SF Ordnerplan zum Anlegen derselben Kategoriestrukturen verwendet werden kann:
          Get-SfoKategorieExportScript -KategorieFilterPatterns kontakt*, geschlecht | Out-File 'Import-Kategorie.ps1'
        • Im PowerShell-Befehl New-SFApplicationDataImportJson ist der Parameter -NamePrefix nun optional. Sie können beim Import von Daten aus anderen SF-Datenbankanwendungen nach SF Ordnerplan die Kategorien nun also genau so benennen, wie die Dateien in der Quellanwendung heißen, ohne das zwingend ein Präfix vor den Namen gesetzt werden muss.
        • Der dazu gehörende Befehl Import-SFApplicationDataIntoSFOrdnerplan​ markiert importierte ID-Felder (die die Primärschlüssel der Quelldatensätze in Form einer GUID tragen) mit In Eigenschaftsübersichten ausblenden​. Diese Felder sind nur für das Wiedererkennen bereits existierender Datensätze beim Import gedacht, enthalten aber keine für Anwender nützlichen, lesbaren Informationen.