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SF Software-Beratung

​​​Wo legen Sie Dokumente ab? Schlummern in Ihren Postfächern hunderte von E-Mails, die auch von anderen benötigt werden? Finden Ihre Teams alle benötigten Informationen schnell und einfach? Erstellen Sie Dokumente wirklich effizient? Haben Sie immer alles, was zu einem Geschäftsvorfall gehört, auf einen Blick im Zugriff? Egal, ob es sich um eine Kalkulation, ein eingescanntes Dokument oder eine E-Mail handelt?

Die Antwort auf diese Fragen liefert die Theorie der Prozessorientierten Dokumentablage, und SF Ordnerplan setzt sie auf angenehmste Weise in die Praxis um. Rätseln Sie nie wieder, wo Sie dies oder jenes am besten speichern. Finden Sie schnell und einfach ganze Vorgänge, anstatt sich in überbordenden Trefferlisten bei der Suche nach Dokumenten zu verlieren. Erstellen Sie Dokumente mit automatisch ausgefüllten Daten, die beim Vorgang hinterlegt sind. Sparen Sie Zeit und konzentrieren Sie sich auf die Arbeit - nicht darauf, wo sie gespeichert werden soll und wie man sie wieder findet.

SF Ordnerplan ist offiziell Microsoft-zertifiziert. Das Produkt bestand Anfang 2016 auf Anhieb alle technischen Anforderungen der Tests zum Lauf unter Windows 8 und höher.

SF Ordnerplan ist eine SF Application Creator-Anwendung. Klicken Sie hier für weitere Informationen.

 Hier finden Sie weitere Informationen

 Downloads zu SF Ordnerplan
SF Ordnerplan - Flyer
SF Ordnerplan - Trainingsunterlagen
SF Ordnerplan - Überblickspräsentation
Programmstand
  
15.09.2020
  • Korrigiert:
    • In Objekt bearbeiten wurden Zeilenschaltungen in Objekt-Eigenschaften und -Bemerkungen im Übersichtsfeld der Eigenschaften nicht ausgegeben.
    • In der PowerShell-Schnittstelle wurde der Wortlaut einer Meldung korrigiert.
  • Neu:
    • Automatische Speicherung von Vorgangs-Mails zurück in den Vorgangsordner nach dem Versand:
      • Wenn Sie in einem Vorgang über den Befehl Neues Dokument... ein neues Dokument mit einer E-Mail-Vorlage (einer .msg​-Datei) erzeugten, mussten Sie bisher darauf achten, die Datei zu speichern, bevor Sie sie senden, weil sonst die nur ursprünglich erzeugte Datei ohne Ihre Ergänzungen im Vorgangsordner stand. Auch wenn Sie speicherten, enthielt die Datei nicht die Angabe, dass und wann die Mail tatsächlich versandt wurde, und Sie konnten Sie nach dem Öffnen aus dem Vorgangsordner nicht direkt weiterleiten (weil Outlook sie als noch gar nicht versandt ansah). Wenn Sie Dateianlagen hinzufügten, mussten Sie die Datei auf jeden Fall nach dem Versand aus den gesendeten Objekten von Outlook zurück in den Vorgangsordner speichern, weil das Speichern nur in den Entwürfe-Ordner von Outlook, nicht aber in die Datei im Vorgangsordner erfolgte.
      • Das ist jetzt vorbei! Wenn Sie nun eine E-Mail aus SF Ordnerplan im Vorgang erzeugen, können Sie sie beliebig bearbeiten einschl. Anlagen hinzufügen, und dann einfach "Senden". SF Ordnerplan kümmert sich um alles, in dem es den "Gesendete Objekte"-Ordner von Outlook überwacht und die Mail wenige Sekunden nach Versand automatisch in den Vorgangsordner zurückspeichert. Dabei wird das Dateidatum auf den Zeitpunkt des tatsächlichen Versands (laut Outlook) gesetzt, und die Datei wird schreibgeschützt.
      • Sie können solcherart zurückgespeicherte Dateien öffnen und sehen, dass und wann sie gesendet wurden, und sie können sie weiterleiten. Durch den Schreibschutz wird die Weiterleitung zwar nicht in der Datei vermerkt, aber sie behält ihr ursprüngliches Versanddatum.
      • Tipp: Dadurch kann es effizienter sein, Mails immer aus SF Ordnerplan heraus im Vorgangsordner zu erzeugen, wenn Sie sie im Vorgang speichern möchten. Sie können eine Mail auch an "keinen" Ansprechpartner senden und den oder die Empfänger erst in der Mail ausfüllen (insbesondere wenn Sie SF Ordnerplan-Ansprechpartner nach Outlook exportiert haben). Auf jeden Fall wird die gesendete Mail automatisch mit Schreibschutz im Vorgangsordner aktualisiert, sobald sie versandt wurde. Das kann schneller sein als Mails in Outlook zu erzeugen und danach durch Ziehen aus "Gesendete Objekte" in den Posteingang von SF Ordnerplan abzulegen.
      • Das funktioniert auch, wenn Outlook oder SF Ordnerplan "zu früh" geschlossen wurden. SF Ordnerplan holt das Zurückspeichern versendeter Mails bei nächster Gelegenheit automatisch nach.
      • Kurz also: Erzeugen Sie Mails durch Neues Dokument... in SF Ordnerplan, ergänzen und ändern Sie sie nach Belieben und versenden Sie sie einfach. SF Ordnerplan kümmert sich darum, die tatsächlich gesendete Mail wieder im Vorgang abzulegen.
    • Kontinuierlicher Outlook-Export von Ansprechpartnern:
      • Der Befehl Ansprechpartner nach Outlook exportieren... enthält im Schritt Optionen zwei neue Ankreuzfelder:
        • Das Aktivieren von Schnell-Ergänzung (davon ausgehen, dass alle Outlook-Kontakte von SF Ordnerplan stammen) beim inkrementellen Export (also dem Export nur von Änderungen seit dem letzten Export) beschleunigt den Export für den Fall, dass Sie viele Kontakte in Outlook haben. Das Auslesen dieser Kontakte wird ausgelassen. Dadurch können Änderungen an Ansprechpartnern (z.B. eine geänderte Telefonnummer) und die Anlage neuer Ansprechpartner sehr schnell nach Outlook exportiert werden. Für neue Kontakte wird lediglich die Prüfung, ob vielleicht ein ähnlicher Kontakt in Outlook unabhängig von SF Ordnerplan bereits existiert und aktualisiert werden soll, ausgelassen. Neue Ansprechpartner werden immer als neue Kontakte in Outlook angelegt, auch wenn schon ähnliche Kontakte in Outlook existieren sollten (anders als bei ausgeschalteter Schnell-Ergänzung).
        • Das Aktivieren von Outlook-Schnellergänzung automatisch durchführen, sofern Outlook läuft steuert das gleichnamige Feld in Extras, Optionen.... Wenn es aktiviert ist, werden von Ihnen selbst vorgenommene Änderungen an Ansprechpartnern nach 60 Sekunden und von anderen vorgenommene Änderungen nach 10 Minuten automatisch mit einer Schnell-Ergänzung an Outlook übertragen (die Zeiten sind von Administratoren in Extras, Optionen... einstellbar).
      • Die automatische Schnell-Ergänzung setzt voraus, dass Sie mindestens ein Mal Ansprechpartner nach Outlook exportiert haben (nur so weiß SF Ordnerplan, welche Kategorien von Ansprechpartner es exportieren soll). Deshalb der Tipp: Führen Sie einmal einen vollständigen Export aus (mit oder ohne Löschen von gegenüber SF Ordnerplan "überzähliger" Kontakte in Outlook) und aktivieren Sie die Schnell-Ergänzung. Alle Änderungen und Hinzufügungen (nicht aber Löschungen) werden fortan automatisch in Outlooks Kontakte-Ordner exportiert, ohne dass Sie den Outlook-Export dazu manuell aufrufen müssten.
      • Wenn Sie Löschungen oder das Inaktiv-Setzen von Ansprechpartnern in SF Ordnerplan nach Outlook übertragen möchten, oder wenn ein Administrator die Zuordnung von Daten in SF Ordnerplan zu Kontakt-Feldern in Outlook geändert hat, sollten Sie nach wie vor einen vollständigen Export durchführen. Der letzte Zeitpunkt der Übertragung jedes Ansprechpartner-Objekts nach Outlook wird nun ebenfalls (in Datei, Alle Dateien, Outlook-Kontakt-ID...​) festgehalten, damit das im Zweifellsfall nachvollzogen werden kann.
  • Verbessert:
    • Der Assistent Objekt bearbeiten speichert Änderungen insbesondere bei Objekten mit vielen Eigenschaften, von denen nur wenige geändert werden, deutlich schneller.
    • Wenn Sie in den Struktur- und Zusammenhangdiagrammen mit der Maus auf ein Element zeigen, bleibt der eingeblendete Hinweis mit den Details nun 30 anstatt nur 5 Sekunden eingeblendet.
    • Aktivitäten in Bildschirmmasken und Ad-hoc-Abfragen sowie die Aktivitäten im Bericht Vorgänge verwenden jetzt für die Angaben zur Delegierung auch das neue Format für Stellen (Nachname, Vorname, dann die Stellenbezeichnung anstatt die Stellenbezeichnung zuerst).
    • Dynamische Felder in Ad-hoc-Abfragen über ​Vorgänge (die die Vorgangseigenschaften ausgeben) sind nun klarer benannt und sortiert (nach der Bezeichnung der Prozesseigenschaft und nur im Fall einer Mehrdeutigkeit zusätzlich mit der Bezeichnung des betreffenden Merkmals bzw. der betreffenden Kategorie).