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SharePoint

​SF Ordnerplan

​​Prozessorientierte Ablage und Vorgangsbearbeitung in Reinkultur


​​​Wo legen Sie Dokumente ab? Schlummern in Ihren Postfächern hunderte von E-Mails, die auch von anderen benötigt werden? Finden Ihre Teams alle benötigten Informationen schnell und einfach? Erstellen Sie Dokumente wirklich effizient? Haben Sie immer alles, was zu einem Geschäftsvorfall gehört, auf einen Blick im Zugriff? Egal, ob es sich um eine Kalkulation, ein eingescanntes Dokument oder eine E-Mail handelt?

Die Antwort auf diese Fragen liefert die Theorie der Prozessorientierten Dokumentablage, und SF Ordnerplan setzt sie auf angenehmste Weise in die Praxis um. Rätseln Sie nie wieder, wo Sie dies oder jenes am besten speichern. Finden Sie schnell und einfach ganze Vorgänge, anstatt sich in überbordenden Trefferlisten bei der Suche nach Dokumenten zu verlieren. Erstellen Sie Dokumente mit automatisch ausgefüllten Daten, die beim Vorgang hinterlegt sind. Sparen Sie Zeit und konzentrieren Sie sich auf die Arbeit - nicht darauf, wo sie gespeichert werden soll und wie man sie wieder findet.

SF Ordnerplan ist offiziell Microsoft-zertifiziert. Das Produkt bestand Anfang 2016 auf Anhieb alle technischen Anforderungen der Tests zum Lauf unter Windows 8 und höher.

SF Ordnerplan ist eine SF Application Creator-Anwendung. Klicken Sie hier für weitere Informationen.

 Downloads zu SF Ordnerplan
SF Ordnerplan - Trainingsunterlagen
SF Ordnerplan - Überblickspräsentation
Programmstand
  
28.08.2022
  • Korrigiert:
    • Im Arbeitsplatz-Fenster in Vorgänge musste man im Feld Nur zu diesem Objekt, wenn man einen Eintrag gewählt und das Feld dann mit der Ø-Schaltfläche wieder geleert hatte, erst einen anderen Eintrag wählen, bevor man den ursprünglich gewählten wieder wählen konnte.
    • Wenn eine Prozesseigenschaft, die zur Vorgangsbezeichnung beiträgt, nicht direkt auf eine Kategorie, sondern auf ein Merkmal vom Typ Verweis auf ein Objekt lautete, enthielt die Vorgangsbezeichnung die (ggf. lange) Objektbezeichnung anstatt wie erwartet das Kürzel des Objekts.
  • Verbessert:
    • Der Assistent E-Mail ablegen merkte sich bisher schon die Einstellung in seinem Feld E-Mails aus dem Outlook-Posteingang automatisch als gelesen markieren und in die gelöschten Elemente verschieben. Damit man diese Einstellung auch außerhalb des Assistenten festlegen kann, ist das eine neue, gleichnamige Option in Extras, Optionen... im Abschnitt Posteingang/E-Mail ablegen geworden. Das kann z.B. nützlich sein, wenn man eine eingehende abgelegte Mail ausnahmsweise nicht in die gelöschten Elemente von Outlook verschieben wollte (weil man sie vielleicht noch ein zweites Mal ablegen möchte). Dann kann man diese Option nun auch gleich danach in Extras, Optionen... wieder aktivieren und riskiert nicht, das beim nächsten E-Mail ablegen​ zu vergessen.
  • Neu:
    • Empfohlene oder erzwungene Eindeutigkeit von Objekteigenschaften
      • Bei Kategorien im Register Merkmale gibt es für die Kategoriemerkmale folgende neuen Felder:
        • Eindeutigkeit mit folgenden Auswahlmöglichkeiten:
          • Nicht erforderlich: Mehrere Objekte dürfen denselben Wert haben ist die Standardeinstellung und bewirkt das Verhalten wie vor diesem Update. Es wird beim Anlegen oder Bearbeiten eines Objekts dieser Kategorie nicht geprüft, ob andere Objekte in diesem oder einem anderen Merkmal denselben Wert eingetragen haben.
          • Empfohlen: Warnung bei mehreren Objekten mit demselben Wert prüft beim Anlegen oder Bearbeiten eines Objekts, ob andere Objekte derselben Kategorie denselben Wert in diesem Merkmal haben. Wenn das der Fall ist, erhalten Sie beim Anlegen oder Bearbeiten des Objekts eine entsprechende Warnung, die Sie aber mit OK akzeptieren können.
            • Diese Einstellung ist nützlich für Kategoriemerkmale, die zwar eindeutig sein sollten, aber nicht zwingend eindeutig sein müssen. Z.B. ist es selten, dass zwei Personen dieselbe dienstliche Telefonnummer haben, aber unmöglich ist es nicht - sie könnten sich ein Telefon jeweils halbtags teilen.
          • Pflicht: Fehlermeldung bei mehreren Objekten mit demselben Wert wirkt wie die vorherige Empfehlungs-Einstellung. Sie gibt aber ggf. eine Fehlermeldung aus und lässt die Speicherung des Objekts nicht zu.
            • Diese Einstellung ist richtig für Kategoriemerkmale​​, die zwingend eindeutig sein müssen. Denken Sie etwa an Bezeichnungen oder KFZ-Kennungen von Staaten, Umsatzsteuer-Ident-Nummern, Steuernummern oder Steuer-IDs, Betriebsnummern bei der Bundesagentur für Arbeit, die BIC einer Bank, die IBAN eines Bankkontos, den Namen von Produkten, Fahrgestellnummern von Kraftfahrzeugen, Inventarnummern, die vollständigen Nummern von Kassengemeinschaften und Rechtsträgern, die Ausgabenummern von Zeitschriften, Bitlocker-Verschlüsselungsschlüssel von Computern, etc.
        • Eindeutigkeits-Umfang steuert, wie weitgehend die Prüfung auf Eindeutigkeit geschieht:
          • Nur Objekteigenschaften desselben Merkmals prüfen beschränkt die Suche nach doppelten Einträgen auf andere Objekte derselben Kategorie und auf Werte in genau demselben Merkmal.
            • Dies ist die Standardeinstellung und gut geeignet für alle Merkmale, die es eh nur ein Mal gibt: Die BIC einer Bank, IBANs, etc.
          • Alle Objekteigenschaften desselben Merkmals-Datentyps prüfen​ bewirkt eine erweiterte Prüfung, die alle Eigenschaften anderer Objekte derselben Kategorie umfassen, solange sie nur Merkmale desselben Datentyps betreffen.
            • Das ist eine nützliche Einstellung z.B. bei Merkmalen vom Typ E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Website-URL. Wenn Sie z.B. bei Personen eine dienstliche und eine private E-Mail-Adresse führen, dann soll vielleicht eine Warnung erscheinen, wenn Sie ein Objekt mit einer bestehenden Telefonnummer erfassen, egal, ob diese Telefonnummer als dienstliche oder private Nummer einer anderen Person eingetragen ist.
        • ​Zur Eindeutigkeitsprüfung auch inaktive Objekte betrachten steuert, ob beim Anlegen oder Bearbeiten eines Objekts nur aktive andere Objekte betrachtet werden oder auch inaktive .
          • Beispiele: ​Ein neues Fahrzeug kann nicht dieselbe Fahrgestellnummer wie ein anderes Fahrzeug haben, auch wenn das andere Fahrzeug bereits verkauft und inaktiv gestellt wurde - hier sollte diese Option also aktiviert sein. Ein neues Fahrzeug könnte aber dasselbe (Liebhaber-)KFZ-Kennzeichen tragen wie sein inaktiver Vorgänger - hier sollte die Option also vielleicht deaktiviert sein.
      • ​​Die Assistenten zum Anlegen oder Bearbeiten eines Objekts beachten diese Einstellungen geben ggf. Warnungen oder Fehlermeldungen aus.
      • Der für Administratoren nutzbare Befehl Zugriffsrechte umsetzen hat die beiden neuen Optionen Eindeutigkeit von Objekteigenschaften prüfen und Eindeutigkeit auch auf Empfehlungen prüfen (die die Prüfung für empfohlene​ Eindeutigkeit einbezieht anstatt nur die für erzwungene) standardmäßig aktiviert. Genauso wie die typischerweise nächtliche Ausführung von SetPermissions.exe werden so die Eindeutigkeiten insbesondere für bereits bestehende Objekte geprüft und ggf. im Protokoll entsprechende Meldungen ausgegeben.