Dieser Artikel beschreibt, wie Sie die Zuordnung von Haushaltsstellen zu Darlehen einrichten und kontrollieren können.

So finden Sie die Darlehen heraus, die noch zugeordnet werden müssen

Für noch nicht zugeordnete Darlehen können Buchungen nicht automatisch erzeugt werden. Um die Darlehen aufzulisten, bei denen noch Informationen nachzutragen sind, gehen Sie bitte so vor:

  1. Wählen Sie Berichte, Darlehen, Darlehensprüfung... oder im Aufgabenblatt unter Darlehen den Eintrag Darlehensprüfung.
  2. Normalerweise werden Darlehen nur aufgeführt, wenn wichtige Informationen fehlen. Wenn Sie außerdem auch Darlehen sehen möchten, die keine individuelle Bezeichnung bekommen haben, aktivieren Sie das Feld Fehlende Bezeichnungen einschließen.
  3. Wählen Sie OK oder drücken Sie die Eingabetaste.

In der daraufhin erscheinenden Liste sehen Sie die Darlehen, bei denen eine der folgenden Informationen fehlt und noch nachgetragen werden muss:

  • RTR fehlt ist markiert, wenn dem Darlehen selbst nur eine Kassengemeinschaft, aber noch kein Rechtsträger zugeordnet ist. Sie können das in Datei, Darlehen... im linken Bereich oben nachtragen. Die Warnung darüber, dass Sie das Feld Rechtsträger nachträglich geändert haben, können Sie in diesem Fall natürlich bestätigen.
  • Darlehens-RTR aus anderer KG als Darlehen ist markiert, wenn das Feld Rechtsträger des Darlehens einen Rechtsträger aus einer anderen Kassengemeinschaft als die dem Darlehen zugeordnete enthält.
  • HSt. fehlt ist markiert, das Darlehen noch gar keine Haushaltsstelle zugeordnet bekommen hat. Beachten Sie, dass die Markierung schon dann nicht erscheint, wenn auch nur eine Haushaltsstelle dem Darlehen zugeordnet ist. Sie sehen also nur, ob Haushaltsstellen noch völlig fehlen, nicht, ob alle benötigten Haushaltsstellen zugeordnet sind.
  • HSt. aus anderem RTR als Darlehen ist markiert, wenn eine Haushaltsstelle eines anderen Rechtsträgers als der dem Darlehen selbst zugeordnete angegeben ist.
  • HSt. aus anderer KG als Darlehen ist markiert, wenn eine Haushaltsstelle einer anderen Kassengemeinschaft als der dem Darlehen selbst zugeordneten angegeben ist.

Tipps:

  • Sie können diese Liste geöffnet lassen und über die Fenster-Schaltflächen am oberen Bildschirmrand bequem zwischen dem Fenster Darlehen und dem Bericht Darlehensprüfung wechseln.
  • Wenn Sie ein Darlehen behandelt haben, können Sie im immer noch geöffneten Berichtsfenster Darlehensprüfung einfach auf die Aktualisieren-Schaltfläche klicken, um die Liste auf den neuesten Stand zu bringen.

So ordnen Sie einem Darlehen Haushaltsstellen zu

Um die notwendigen Informationen dazu zu erfassen, gehen Sie bitte so vor:

  1. Wechseln Sie zu dem Rechtsträger, aus dem Sie Haushaltsstellen zuordnen möchten.
  2. Rufen Sie das gewünschte Darlehen mit Datei, Darlehen... oder dem Eintrag Darlehen suchen im Aufgabenblatt oder über die Übersichtsleiste (falls Sie sie eingeschaltet haben) auf.
  3. Im linken Bereich sehen Sie die allgemeinen Angaben zum Darlehen. Sie können hier das Feld Rechtsträger ausfüllen.
  4. Wechseln Sie rechts ins Register Haushaltsstellen.
  5. Sie sehen im oberen Bereich die Darlehensgruppen, das heißt die bereits dem Darlehen zugeordneten Kombinationen aus Verwendung (Zins, Tilgung, oder Zins und Tilgung) und Buchungsschlüssel. Falls die gewünschte Gruppe bereits existiert, markieren Sie sie. Falls sie noch nicht existiert, wählen Sie in diesem Bereich Neu und füllen Sie die Felder Verwendung und Buchungsschlüssel aus.
  6. Im unteren Bereich sehen Sie die Haushaltsstellen des aktuellen Rechtsträgers, die der oben gerade markierten Gruppe zugeordnet wurden. Mit Neu und anschließendem Klick auf das Lupensymbol des Feldes Haushaltsstelle können Sie die gewünschte Haushaltsstelle wählen
  7. Wählen Sie den gewünschten Zahlweg.
  8. Wenn Sie für die Buchung auf dieser Haushaltsstelle später einen Buchungsbeleg wünschen, aktivieren Sie das Feld Buchungsbeleg erstellen.
  9. Geben Sie im Feld Relativer Anteil eine positive Zahl ein. Falls Sie nur eine Haushaltsstelle zuordnen möchten, ist der Wert der Zahl egal, es muss nur einer größer als Null sein.
  10. Wiederholen Sie ggf. die Schritte 6 bis 9 für weitere Haushaltsstellen in der selben Darlehensgruppe, also mit derselben Kombination aus Verwendung und Buchungsschlüssel, um die Buchung aufzuteilen (siehe weiter unten in diesem Artikel).
  11. Wiederholen Sie ggf. die Schritte 5 bis 10 für weitere Darlehensgruppen desselben Darlehens.
  12. Wiederholen Sie ggf. die Schritte 2 bis 11 für weitere Darlehen. Sie können im geöffneten Fenster Darlehen einfach die Schaltfläche Suchen links wählen, um ein anderes Darlehen aufzurufen. Sie können die aufzurufenden Darlehen auch über die Übersichtsleiste oder über Ad-hoc-Abfragen aufrufen.
  13. Speichern Sie Ihre Eingaben (Sie können natürlich auch öfters zwischendurch speichern).

So können Sie eine Darlehensbuchung auf mehrere Haushaltsstellen aufteilen

Mitunter kommt es vor, dass Sie eine einzige Buchung (z. B. Zinsen auf Buchungsschlüssel 30) auf mehrere Haushaltsstellen aufteilen möchten. Dazu müssen Sie einfach in derselben Darlehensgruppe (die ja Verwendung und Buchungsschlüssel enthält) mehr als eine Haushaltsstelle erfassen (es können beliebig viele sein). Dabei bekommt das Feld Relativer Anteil Bedeutung.

Um den Gesamtbetrag einer Buchung (z. B. 100,00 Euro) auf die zugeordneten Haushaltsstellen aufzuteilen, wird der einer Haushaltsstelle beigefügte relative Anteil durch die Summe aller relativen Anteile der Haushaltsstellen derselben Darlehensgruppe dividiert, um den Anteil an der Gesamtbuchung zu bestimmen. Wenn Sie z. B. drei Haushaltsstellen mit den relativen Anteilen 1, 2 und 3 zugeordnet haben, lautet die Summe der relativen Anteile also 1 + 2 + 3 = 6 und die Anteile an den aufzuteilenden 100 Euro dieses Beispiels damit 1/6 (16,67 Euro), 2/6 (33,33 Euro) und 3/6 (50,00 Euro).

Auch wenn die Aufteilung durch Rundungseffekte nicht genau aufgehen sollte, wird dennoch exakt der aufzuteilende Buchungsbetrag vollständig verteilt. Im Zweifelsfall bekommt eine der Haushaltsstellen einen Cent mehr oder weniger, um den Betrag genau zu erreichen.

Ob Sie die relativen Anteile in Form von kleinen Zahlen (z. B. 1:1 oder 2:3) angeben oder ob Sie größere Zahlen wie Prozentwerte einsetzen (50:50 oder 20:20:60) bleibt Ihnen überlassen. Da die einzelnen Zahlen durch deren Summe dividiert werden, ist immer sichergestellt, dass der zu buchende Betrag exakt und vollständig aufgeteilt wird. Das ist auch der Grund dafür, dass es bei einer einzelnen Haushaltsstelle in einer Darlehensgruppe nicht auf den genauen Wert des relativen Anteils ankommt.

So können Sie eine Darlehensbuchung auf Haushaltsstellen verschiedener Rechtsträger aufteilen

Sie sehen zwar im Darlehensfenster immer nur Haushaltsstellen des aktuellen Rechtsträgers, dennoch können Buchungen auch auf Haushaltsstellen verschiedener Rechtsträger (derselben Kassengemeinschaft) aufgeteilt werden. Gehen Sie dazu bitte so vor:

  1. Wechseln Sie zum ersten Rechtsträger, aus dem Sie Haushaltsstellen zuordnen möchten.
  2. Rufen Sie das Darlehen wie oben beschrieben auf und ordnen Sie Haushaltsstellen dieses Rechtsträgers zu.
  3. Speichern Sie Ihre Eingaben.
  4. Wechseln Sie zum nächsten Rechtsträger, aus dem Sie Haushaltsstellen zuordnen möchten.
  5. Rufen Sie das Darlehen wieder wie oben beschrieben auf. Obwohl Sie die Haushaltsstellen des ersten Rechtsträgers jetzt nicht angezeigt bekommen, sind diese natürlich immer noch gespeichert.
  6. Ordnen Sie die gewünschten Haushaltsstellen des aktuellen Rechtsträgers zu.
  7. Wiederholen Sie ggf. die Schritte 4 bis 6 für weitere Rechtsträger.

Die Aufteilung ein und derselben Buchung auf Haushaltsstellen verschiedener Rechtsträger funktioniert genauso wie weiter oben beschrieben. Geben Sie die jeweiligen relativen Anteile genauso ein, als ob die Haushaltsstellen vom selben Rechtsträger stammten, auch wenn Sie immer nur die Haushaltsstellen des gerade aktuellen Rechtsträgers angezeigt bekommen.

So bekommen Sie eine Übersicht aller zugeordneten Haushaltsstellen unabhängig vom Rechtsträger

Der Bericht Darlehen, den Sie über Berichte, Darlehen, Darlehen... oder über den Eintrag Überblicksbericht unter Darlehen im Aufgabenblatt erreichen können, listet auch Haushaltsstellen aus anderen als dem aktuellen Rechtsträger auf. Der jeweilige Rechtsträger wird dabei explizit ausgegeben.