Wie Sie WordJobs sichern und einspielen können

Die WordJobs machen einen wichtigen Teil Ihrer SF Kirchensteuerkappung-Installation aus, denn darin steckt Ihre gesamte Schriftstückdefinition mit allen Details. WordJobs werden als Teil der Datenbank gespeichert und also auch automatisch in eine Datensicherung Ihrer Datenbank aufgenommen. Dennoch mag es sinnvoll sein, WordJobs aus SF Kirchensteuerkappung exportieren und importieren zu können.

Das Exportieren Ihrer WordJobs in eine Datei bietet sich an,

  • wenn Sie selbst zwischendurch eine Sicherheitskopie Ihrer WordJobs anfertigen möchten, weil Sie eine Änderung ausprobieren und einen Möglichkeit haben wollen, auf den ursprünglichen Zustand zurück zu gelangen, oder
  • wenn Sie uns Ihre WordJobs übermitteln möchten, weil wir für Sie eine Änderung darin vornehmen sollen.

Dementsprechend müssen Sie WordJobs wieder ins System importieren können,

  • wenn Sie nach einer selbst vorgenommenen Änderung doch lieber wieder den alten Zustand zurück haben möchten, oder
  • wenn Sie von uns neuere Versionen einiger oder aller Ihrer WordJobs erhalten haben und diese nun einspielen möchten.

So exportieren Sie WordJobs in eine Datei

So können Sie Ihre WordJobs in ein Microsoft Word-Dokument sichern:

  1. Wählen Sie im Kappungsprogramm Extras, WordJobs
  2. Wählen Sie Ansicht, Datenblattansicht
  3. Zeigen Sie mit der Maus auf die Spaltenüberschrift Bezeichnung. Der Mauszeiger wird dabei zu einem schwarzen Pfeil nach unten. Drücken Sie die linke (primäre) Maustaste, ziehen Sie nach rechts bis zur Spalte Anweisungen. Damit haben Sie die drei zu sichernden Spalten markiert.
  4. Wählen Sie Bearbeiten, Kopieren
  5. Starten Sie Microsoft Word mit einem neuen, leeren Dokument.
  6. Wählen Sie in Word Bearbeiten, Einfügen (in Word 2007 klicken Sie Start, Einfügen).
  7. Speichern Sie das so erzeugte Word-Dokument.

So bereiten die exportierte Word-Datei zum Import vor

Damit Sie die so exportierte Datei zurück in SF Kirchensteuerkappung einlesen können, müssen Sie ein paar Kleinigkeiten darin ändern. Sie können das bei selbst exportieren Dateien entweder gleich nach dem Export oder erst kurz vor dem Import machen. Hinweis: Wenn Sie eine WordJob-Datei von uns erhalten, brauchen Sie die folgenden Schritte nicht durchzuführen. Sie bekommen von uns immer bereits die direkt einlesbaren Dateien.

  1. Markieren Sie durch Klick mit der Maus am Dokumentanfang links neben die Tabellenüberschrift WordJobs die erste Tabellenzeile.
  2. Wählen Sie Bearbeiten, Ausschneiden (bei Word 2007 Start, Ausschneiden) oder Drücken Sie Strg+x. Die gesamte erste Tabellenzeile mit der Überschrift WordJobs darin muss gelöscht werden.
  3. Löschen Sie die &-Zeichen in den Spaltenüberschriften &Bezeichnung, an&bieten, und &Anweisungen. Falls bei diesen Spaltenüberschriften Doppelpunkte enthalten sein sollten, löschen Sie diese ebenfalls. Es dürfen nur die Worte Bezeichnung, anbieten und Anweisungen ohne andere Zeichen übrig bleiben.
  4. Wählen Sie Bearbeiten, Ersetzen... (bei Word 2007 Start, Ersetzen).
  5. Falls Sie links unten im Dialogfeld eine Schaltfläche Erweitern >> sehen, klicken Sie darauf.
  6. Klicken Sie ins Feld Suchen nach:
  7. Leeren Sie das Feld, falls es nicht leer sein sollte.
  8. Falls die Schaltfläche Keine Formatierung rechts unten wählbar ist, klicken Sie darauf.
  9. Wählen Sie Sonderformat, Manueller Zeilenumbruch. Im Feld Suchen nach: erscheint ^l
  10. Klicken Sie ins Feld Ersetzen durch:
  11. Leeren Sie das Feld, falls es nicht leer sein sollte.
  12. Falls die Schaltfläche Keine Formatierung rechts unten wählbar ist, klicken Sie darauf.
  13. Geben Sie ins Feld Ersetzen durch: einen einzigen Leerschritt ein.
  14. Wählen Sie Alle ersetzen.
  15. Optional: Schließen Sie das Suchen und Ersetzen-Dialogfeld.
  16. Speichern Sie das Dokument.

So importieren Sie WordJobs aus einem Word-Dokument

Wenn Sie eine wie oben beschrieben erstellte Word-Datei mit einer tabellarischen Aufstellung der WordJobs in SF Kirchensteuerkappung importieren möchten, gehen Sie bitte so vor:

  1. Erstellen Sie sicherheitshalber wie oben beschrieben eine Sicherheitskopie Ihrer aktuellen WordJobs.
  2. Wählen Sie im Kappungsprogramm Extras, WordJobs
  3. Löschen Sie diejenigen WordJobs, die Sie ersetzen möchten. Falls alle WordJobs ersetzt werden sollen, können Sie Bearbeiten, Alle Datensätze auswählen wählen und dann alle auf ein Mal löschen.
  4. Öffnen Sie das Word-Dokument mit den gesicherten WordJobs.
  5. Markieren Sie genau die Tabelle, in dem Sie Tabelle, Markieren, Tabelle wählen (in Word 2007 Tabellentools, Layout, Auswählen, Tabelle auswählen).
  6. Wählen Sie Bearbeiten, Kopieren (in Word 2007 Start, Kopieren).
  7. Wählen Sie im Kappungsprogramm Bearbeiten, Am Ende anfügen.
  8. Optional: Wenn Sie WordJobs prüfen und die WordJob-Anweisungen wieder leichter lesbar formatieren möchten, wählen Sie Prüfen. Sie müssen das ggf. für jeden WordJob wiederholen.
  9. Schließen Sie das WordJobs-Fenster.

Falls Sie den oder die Haupt-WordJobs gelöscht und ersetzt hatten, die für die Ausgabe der Schriftstücke bei deren Ausgabe gewählt werden, so müssen Sie diese beim nächsten Mal, wenn Sie Schriftstücke ausgeben möchten, erneut wählen. Andernfalls erhalten Sie die Fehlermeldung Unzulässige Verwendung von NULL. Gehen Sie in diesem Fall bitte wie folgt vor, wenn Sie das nächste Mal Schriftstücke erzeugen möchten:

  1. Rufen Sie die Ausgabe der Anträge wie gewohnt auf, wählen Sie im Dialogfeld Bescheide drucken aber noch nicht OK.
  2. Das Feld WordJob erscheint leer. Klicken Sie auf den Pfeil rechts davon und wählen Sie den gewünschten WordJob aus.
  3. Stellen Sie ggf. die anderen Felder wie gewünscht ein.
  4. Wählen Sie OK.

Jeder Benutzer muss diesen Vorgang ein Mal durchführen, nachdem Haupt-WordJobs gelöscht und ersetzt wurden.