Damit E-Mails aus Outlook in SF Ordnerplan zu guten Vorschlägen für die Zielvorgänge führen, versucht SF Ordnerplan standardmäßig, von Outlook auch Sender und Empfänger der E-Mails abzufragen, um Vorgänge danach suchen zu können. Das darf es auf einer Workstation auch in Standardeinstellung von Outlook, denn Outlook fragt über das Windows-API, ob der aufrufende Prozess (hier SFOrdnerplan.exe) Schadsoftware ist, bekommt "nein" zurück und erlaubt den Zugriff.
Auf einem (Terminal-)Server gibt es dieses Windows API aber nicht. Outlook verweigert deshalb sicherheitshalber alles und fragt den Benutzer, ob es den Zugriff erlauben soll. Deshalb können Administratoren SF Ordnerplan in Extras, Optionen..., Outlook-Informationsabfragen auf eingeschränkt einstellen, damit Sender und Empfänger nicht von Outlook erfragt werden. Allerdings sind dann eben auch die Vorschläge für die Zielvorgänge weniger gut. Außerdem können Sender und Empfänger dann in der Funktion E-Mail ablegen nicht angezeigt werden.
Um das Problem zu lösen, können Netzwerkadministratoren die für die jeweils eingesetzte Version von Microsoft Office gültigen Gruppenrichtlinien-Dateien (ADMX-Dateien) von Microsoft herunterladen und in ihrer Domäne installieren (bei Fragen dazu helfen wir natürlich gerne). Die notwendigen Richtlinien gibt es seit mindestens Office 2007.
Dann können, hier z.B. für Office 2016 und 2019 bzw. Office 365 dargestellt, folgende Einstellungen in Benutzerkonfiguration, Richtlinien, Administrative Vorlagen, Microsoft Outlook 2016, Sicherheit, Sicherheitsformulareinstellungen aktiviert werden:
- Outlook-Sicherheitsmodus aktivieren und auf Outlook-Sicherheitsgruppenrichtlinie verwenden einstellen (damit die folgenden Richtlinien überhaupt angewendet werden).
- Im Unterzweig Programmatische Sicherheit:
- Eingabeaufforderung für Outlook-Objektmodell beim Ausführen von 'Speichern unter' konfigurieren aktivieren und auf Automatisch genehmigen einstellen (wird benötigt, um eine E-Mail temporär ins Dateisystem zu speichern, bevor sie im Vorgangsordner im Ziel-Speichersystem abgelegt wird).
- Eingabeaufforderung für Outlook-Objektmodell beim Lesen von Adressinformationen konfigurieren aktivieren und auf Automatisch genehmigen einstellen (wird benötigt, damit SF Ordnerplan Sender und Empfänger der E-Mails lesen, anzeigen und für automatische Zielvorgangs-Vorschläge verwenden darf).
- Eingabeaufforderung für Outlook-Objektmodell beim Zugriff auf ein Adressbuch konfigurieren aktivieren und auf Automatisch genehmigen einstellen (wird benötigt, damit SF Ordnerplan abfragen darf, ob eine E-Mail verschlüsselt ist - auch wenn der Name der Einstellung eher nicht darauf hinweist).
Außer für die zum Ablegen von E-Mails notwendigen Operationen (und ggf. die für den Export von SF Ordnerplan-Ansprechpartnern in Outlook-Kontakte) wird SF Ordnerplan nichts weiter mit diesen Berechtigungen tun - insbesondere nichts, was Sie eventuell nicht wollen könnten.
Mit diesen Einstellungen können Sie in SF Ordnerplan in Extras, Optionen... den Outlook-Informationszugriff auf vollständig einstellen und kommen in den Genuss guter Vorgangs-Vorschläge beim Posteingangs-Assistenten (auch deshalb ist es nützlich, den Vorgängen die entsprechenden Ansprechpartner zuzuordnen).
Voilà!