Das Wiedervorlage-System

Das Wiedervorlage-System im SF Application Creator ist ein Baustein, der in Anwendungen einfach "eingeklinkt" werden kann. Damit stehen der jeweiligen Anwendung folgende Features zur Verfügung:

Wiedervorlagen aus einem Datensatz heraus anlegen

In einem beliebigen Datensatz stehend können Sie rechts unten Extras, Wiedervorlage anlegen... - hier z.B. auf eine Grunddienstbarkeit in der SF Pfründeverwaltung:

Daraufhin erscheint der Assistent Neue Wiedervorlage:

Das ist schon alles - klicken Sie Weiter und dann Fertigstellen:

Wiedervorlagen aus der Übersicht heraus anlegen

Sie können auch einfach Extras, Wiedervorlage bearbeiten... wählen. Darin sehen Sie filterbar z.B. die eben angelegte Wiedervorlage:

Auch von dieser Übersicht aus können Sie eine neue Wiedervorlage anlegen, indem Sie Neu... wählen:

Geben Sie mindestens das Wiedervorlage-Datum und den Betreff ein. Wenn die Wiedervorlage nicht nur "einfach so", sondern mit Bezug auf einen bestimmten Datensatz erfasst werden soll, können Sie auch von hier aus im Feld Optional: Verweis auf eine beliebige Datei Ihrer Anwendung wählen. Wir wählen im Beispiel Finanzamt und klicken auf Weiter:

Wir suchen das betreffende Finanzamt, wählen Weiter und Fertigstellen.

So können Sie Wiedervorlagen also aus der Übersicht (mit oder ohne Bezug zu einem Datensatz) oder zu einem beliebigen gerade in einer Bildschirmmaske geöffneten Datensatz (über die Extras-Schaltfläche rechts unten im jeweiligen Formular) anlegen.

Anzeigen und Bearbeiten von Wiedervorlagen

Wiedervorlagen können angezeigt werden

• im Menü über Extras, Wiedervorlage bearbeiten... (bzw. ggf. über den gleichnamigen Befehl im Aufgabenblatt der jeweiligen Anwendung) sowie
• direkt beim Programmstart. Welche Wiedervorlagen Sie beim Programmstart sehen möchten, können Sie in Extras, Optionen... einstellen (die Standardeinstellungen sind Wiedervorlagen nur für Sie selbst in den nächsten 7 Tagen).

Sie können Sie Ansicht wie folgt filtern:

• Offene anzeigen für bietet die Optionen 1, 7, 14, 30, 90, 400 oder beliebig viele Tage im Voraus (die Standardeinstellung ist 7 Tage und kann in Extras, Optionen... angepasst werden).
• Nur meine anzeigen zeigt, wenn aktiviert, nur von Ihnen persönlich angelegte Wiedervorlagen. Wenn Sie das Feld ausschalten, sehen Sie alle Wiedervorlagen, auf die Sie Zugriff haben (das hängt von den Berechtigungen in der jeweiligen Anwendung ab).
• Erledigte anzeigen können Sie einschalten, um auch bereits abgeschlossene Wiedervorlagen nochmal zu sehen - vielleicht war die ja etwas voreilig als erledigt gekennzeichnet worden und Sie wollen Sie doch nochmal aufrufen.

Unten im Bild stehen folgende Befehle zur Verfügung:

• Neu... legt eine neue Wiedervorlage an - mit oder ohne Bezug zu einem bestimmten Datensatz.
• Bearbeiten... lässt Sie die Details ändern, z.B. das Datum verschieben:

• Erledigt... lässt Sie eine Wiedervorlage als abgeschlossen kennzeichnen (Sie können in der Übersicht das Ankreuzfeld Erledigte anzeigen aktivieren, um auch erledigte Wiedervorlagen nochmal aufzurufen - sie sind immer noch verfügbar):

• Datensatz öffnen oder ein Doppelklick auf den Eintrag öffnet den Datensatz, zu dem die Wiedervorlage angelegt wurde, direkt in der betreffenden Bildschirmmaske. So sind Sie mit einem Mausklick bei dem Datensatz, bei dem Sie etwas zu tun haben.
• Kopieren kopiert die markierten Wiedervorlagedaten in die Windows-Zwischenablage.
• Aktualisieren aktualisiert die Ansicht (evtl. hat ja jemand anderes Ihre Wiedervorlage schon erledigt).
• Zurücksetzen setzt alle Filterfelder zurück und aktualisiert ebenfalls die Ansicht.

Fazit

Das Wiedervorlagesystem ist eine einfach zu benutzende Möglichkeit, direkt im Programm eine zu erledigende Aufgabe zu erfassen. Die Aufgabe kann auch direkt mit einem beliebigen Datensatz verknüpft sein, der beim Bearbeiten der Wiedervorlage direkt aufrufbar ist. Im Vertretungsfall können Sie auch die Wiedervorlagen von Kollegen sehen und bearbeiten. Auch bereits erledigte Wiedervorlagen gehen nicht verloren, sondern können immer noch aufgerufen werden. So sollte nichts vergessen werden, selbst wenn es erst weit in der Zukunft fällig ist oder wenn die Person, die die Wiedervorlage angelegt hat, gar nicht mehr im Unternehmen arbeitet.

Voilà.