Warum können manchmal Buchungen aus KFM in Buchungsplan fehlen?

Das Problem

Sie bemerken vielleicht beim Vorbereiten des Jahresabschlusses, dass die Ergebnisse zwischen KFM und SF Buchungsplan nicht exakt übereinstimmen. Möglicherweise finden Sie auch schon die KFM-Buchungen, die in SF Buchungsplan nicht übernommen wurden.

Die Ursache

Die Zeit einer Nacht würde nicht ausreichen, von der gesamten Landeskirche sämtliche Buchungen sämtlicher Rechtsträger von KFM abzuholen. Deshalb merkt sich Buchungsplan je Kassengemeinschaft, ab welchem Jahr Buchungen nachts geholt werden müssen und welches die letzte importierte KFM-ID ist.

Sicherheitshalber holt SF Buchungsplan Buchungen nicht nur ab dieser KFM-ID ab, sondern standardmäßig auch die letzten 20.000 KFM-IDs davor. KFM liefert Buchungen nämlich erst an Buchungsplan aus, wenn Sie durch den Tagesabschluss gegangen sind. Und so kann folgendes passieren:

• Sie erfassen im März eine Buchung z.B. als "Merkposten", lassen Sie aber in KFM noch nicht durch den Tagesabschluss gehen. Buchungsplan wird diese Buchung deshalb nicht zu Gesicht bekommen und also auch nicht importieren können. Zu diesem Zeitpunkt bekommt die Buchung aber bereits ihre KFM-ID.
• Irgendwann im Herbst erst geht diese Buchung durch den KFM-Tagesabschluss. Zwischenzeitlich sind aber bereits mehr als 20.000 Buchungen in der Kassengemeinschaft angefallen. Buchungsplan wird also diese Buchung nachts also gar nicht mehr anfordern, weil es - aus Zeitgründen - nur die letzten 20.000 KFM-IDs abholt.
• Deshalb fehlt die Buchung in Buchungsplan und wird auch in den kommenden Nächten nicht automatisch importiert werden. Das fällt spätestens beim Jahresabschluss auf.

Die Lösungsmöglichkeiten

Einmaliges Abholen aller Buchungen einer Kassengemeinschaft

Buchungsplan-Administratoren können z.B. in Datei, Landeskirche im Register Kassengemeinschaft eine Kassengemeinschaft so einstellen, dass Buchungen nochmal komplett ab einem Jahr abgeholt werden:

Hier können Sie z.B. im Feld KFM-Import beginnen bei KFM-ID die Zahl 1 eintragen und im Feld KFM-Import beginnen bei Jahr (leer = jeweiliges Vorjahr) ggf. eine Jahreszahl, ab der der Import nochmal vollständig durchgeführt werden soll. In der nächsten Nacht wird Buchungsplan dann für die jeweilige Kassengemeinschaft die Buchungen ab diesem Jahr vollständig (ab KFM-ID 1) anfordern.

Wichtig: Das Feld Zeitbuch einmalig löschen ab Jahr (leer = nicht löschen) lassen Sie bitte leer, es sein denn, Sie bekommen ausdrückliche Anweisungen hierzu von uns. Wenn die Anzahl abzuholender Buchungen nämlich für KFM zu groß wird, wären alle Buchungen gelöscht, aber keine mehr importiert - der Rechtsträger hätte dann ab dem eingestellten Jahr gar keine Buchungen mehr. Dieses Feld füllen Sie also bitte ausschließlich auf Anweisung durch uns aus, sollte es überhaupt jemals notwendig werden.

Erhöhen der Anzahl nächtlich abzuholender Buchungen

Alternativ können Mitglieder der Rolle Administration in SF Buchungsplan in Extras, Optionen... einstellen, wie viele KFM-IDs zurück Buchungen noch abgeholt werden sollen:

Hier können Sie anstatt 20.000 auch einen größeren Wert eintragen. Aber Vorsicht: Diese Einstellungen gilt für alle Kassengemeinschaften. Die Anzahl muss noch hinreichen klein sein, sodass der Import aller Buchungen der gesamten Landeskirche innerhalb einer Nacht erfolgen kann.

Die Kontrolle

Am nächsten Tag sollten Sie kontrollieren, ob das funktioniert hat. Es könnte fehlschlagen,

• wenn die Anzahl abzuholender Buchungen für KFM schlicht zu groß war (dann werden von KFM gar keine Buchungen für die Kassengemeinschaft geliefert) oder
• wenn, warum auch immer, der nächtliche Import gar nicht lief (etwa weil der jeweilige Server außer Betrieb war).

Fazit

Wenn KFM-Buchungen wider Erwarten in SF Buchungsplan nicht ankamen, liegt es fast immer daran, dass eine Buchung sehr lange nicht durch den Tagesabschluss ging. Kontaktieren Sie in diesem Fall bitte entweder die Finanzsteuerung oder uns, damit wir die Kassengemeinschaft auf einen vollständigen Import einstellen können. Am nächsten Tag sollte dann wieder alles auf den Cent genau übereinstimmen.

Voilà.