Outlook-Abfragen von 'E-Mail ablegen' beschleunigen

Einführung - Warum man "E-Mail ablegen" nutzen möchte

Sie können in Microsoft Outlook markierte E-Mails oder Dateianlagen einfach per Ziehen-und-Ablegen von Outlook nach SF Ordnerplan bringen. Der darauf erscheinende Posteingangs-Assistent macht es leicht, die Mail oder Anlage unter einem geeigneten Dateinamen im richtigen Vorgang abzulegen.

Die Funktion E-Mail ablegen im Arbeitsplatz-Fenster geht aber weit darüber hinaus und macht es besonders einfach, sowohl gesendete als auch empfangene Mails zusammen schnell in die betreffenden Vorgänge abzulegen:

Gegenüber dem Ziehen-und-Ablegen von E-Mails oder E-Mail-Dateianlagen aus Microsoft Outlook in den Posteingangs-Assistenten von SF Ordnerplan gibt es dabei nämlich eine Reihe weiterer nützlicher Features:

• Sie sehen auf einen Blick sowohl empfange Objekte aus dem Outlook-Posteingang als auch gesendete Objekte.
• Sie sehen alle E-Mails und ihre Dateianlagen ein einer gemeinsamen Liste, zeitlich sortiert. (Störende Dateianlagen wie z.B. immer wieder mitgesendete Firmenlogos etc. können Sie leicht ein für alle Mal per Extras, Bild-Anlage ignorieren... ausblenden).
• Sofern Sie Ansprechpartner-Objekte mit den betreffenden E-Mail-Adressen gespeichert haben, sehen Sie anstatt der E-Mail-Adressen die betreffende Objektbezeichnung. Anstatt meier@firma-x.de sehen Sie z.B. Meier, Sabine (Firma X/Buchhaltung).
• Sie können beliebig Mails und/oder Dateianlagen zur Ablage markieren. Sie können auch mit einem Mausklick alle Mails vom/an den selben Teilnehmer markieren, um eine ganze Unterhaltung auf einmal abzulegen.
• Sie können in einem Zug eine E-Mail und eigens ihre Dateianlage(n) markieren und ablegen, ohne beides separat per Maus ziehen zu müssen.
• Auch beim Ablegen nur von Dateianlagen werden die Absender/Empfänger und die Wörter aus dem Betreff der zugehörigen E-Mails als Suchbegriffe für die automatischen Vorgangsvorschläge verwendet (beim Ziehen-und-Ablegen nur von Anlagen stehen dafür nur die Wörter im Anlage-Dateinamen zur Verfügung).
• Verschlüsselte E-Mails können automatisch entschlüsselt im Vorgangsordner abgelegt werden, damit das ganze Team, aber auch Vertretungen oder Nachfolger darauf zugreifen können.
• E-Mail ablegen vergisst nichts. Jede nicht abgelegte und nicht per Ignorieren absichtlich ausgelassene E-Mail erscheint, bis Sie sie ablegen (oder ignorieren).
• Abgelegte (und ignorierte) Mails aus dem Posteingang können automatisch als gelesen markiert und in die Gelöschten Elemente in Outlook verschoben werden. So sind sie immer noch da, stören aber nicht mehr im Posteingang - sie wurden ja dorthin abgelegt, wo sie hingehören.

Warum "E-Mail ablegen" langsam sein kann

Wenn E-Mail ablegen den Posteingang und die gesendeten Elemente von Outlook abfragt, kann das - insbesondere zu Anfang - unschön lange dauern. Das kann folgende Ursachen haben:

• Wenn Sie sehr viele E-Mails direkt im Posteingang haben, dauert es entsprechend lange, die Informationen über die E-Mails, Betreffs, Zeitstempel, Sender/Empfänger und Dateianlagen von Outlook abzurufen. Gerade zu Anfang haben Sie vielleicht noch hunderte oder sogar viele tausend E-Mails im Posteingang. Das Ideal-Ziel in SF Ordnerplan ist ein komplett leerer Posteingang, aber dieses Ziel erreicht man ja nicht gleich.
• Wenn Sie E-Mail ablegen noch nie benutzt hatten, werden Ihnen nur Elemente aus dem Posteingang, nicht aber aus den gesendeten Objekten angezeigt. Allerdings fragt Ordnerplan dann den gesamten Posteingang ab, und das kann bei vielen Mails darin dauern. Sobald Sie das erste Mal per E-Mail ablegen E-Mails abgelegt und/oder ignoriert haben, merkt sich Ordnerplan den Zeitpunkt, ab dem es noch Mails abrufen muss. Vor dem ersten Ablegen kann es also länger dauern.
• Wenn Outlook mit einem Microsoft Exchange Server verbunden ist, kann der sogenannte Exchange-Cache-Modus aktiv oder inaktiv sein. Der Cache-Modus erstellt eine lokale Datei (mit der Endung .ost in Ihrem Benutzerprofil-Ordner) mit einer Kopie des Postfachs. Darauf kann Outlook viel schneller zugreifen, als für jeden Zugriff den Exchange Server anzusprechen. Der Cache-Modus ist auf PCs standardmäßig eingeschaltet, auf Terminalservern aber standardmäßig ausgeschaltet.

Was kann ich tun, um "E-Mail ablegen" zu beschleunigen?

Folgende Tipps können helfen:

• Legen Sie E-Mails in die betreffenden Vorgänge ab und lassen Sie sie in die gelöschten Elemente verschieben:
• Je leerer Sie ihren Posteingang bekommen, desto schneller läuft die Abfrage von SF Ordnerplan an Microsoft Outlook.
• Lassen Sie also ggf. noch fehlende Prozesse anlegen und legen Sie darin Vorgänge an, um für jede ablagewürdige E-Mail den richtigen Platz zu schaffen.
• Löschen Sie E-Mails, die Sie nicht mehr brauchen und also nicht ablegen möchten, oder verwenden Sie die Schaltfläche Ignorieren in E-Mail ablegen und lassen Sie sie in die gelöschten Elemente verschieben.
• Aktivieren Sie, wenn möglich, den Exchange-Cache-Modus:
• Mit aktiviertem Cache-Modus geht die Kommunikation zwischen SF Ordnerplan und Microsoft Outlook drastisch schneller als ohne - zwei- bis dreimal so schnell!
• Stimmen Sie sich aber mit Ihrer IT-Abteilung ab, bevor Sie den Cache-Modus einstellen. Da eine Kopie Ihres Postfachs angelegt wird, muss in Ihrem Benutzerprofil entsprechend viel Platz verfügbar sein.
• Wenn Sie sehr viele (tausende) E-Mails im Posteingang haben, diese Mails aber nicht oder noch nicht löschen möchten, legen Sie einen Unterordner unterhalb des Posteingangs oder irgendwo sonst in Ihrem Postfach an und verschieben Sie ältere E-Mails dorthin. So haben Sie immer noch alle E-Mails in Outlook im schnellen Zugriff und können Sie immer noch nach und nach per Ziehen-und-Ablegen in Vorgängen ablegen. Der Sinn ist, nur die wirklich aktuellen E-Mails direkt im Posteingang zu haben - und die dann auch abzulegen. So wird der Posteingang selbst klein (auch wenn viele Mails in Unterordnern liegen), und SF Ordnerplan muss viel weniger Daten von Outlook abrufen.
• Und letztlich: Legen Sie - nach und nach - alle E-Mails ab, die aufbewahrungswürdig sind. Jeden Tag ein paar genügen, um den Posteingang kleiner zu bekommen.

Outlook ist zwar ein gutes Kommunikationsmittel, aber kein gutes Ablagesystem - denken Sie an Mitglieder Ihrer Teams, die die dienstlichen E-Mails ebenfalls brauchen, denken Sie an Vertretungsfähigkeit im Urlaub, und denken Sie an Nachfolger/innen. Durch das konsequente Ablegen von E-Mails werden Sie immer mehr erkennen, wie nützlich es ist, außer Briefe, Faxe, eingescannte Dokumente und sonstige Dateien auch die E-Mails direkt in den Vorgängen greifbar zu haben. Und, vielleicht Wochen oder Monate später, aber irgendwann haben Sie das erste Mal 0 Elemente in Ihrem Posteingang.

Voilà.