SF Ordnerplan

03.04.2025

Fragen Sie sich nie wieder, wo Sie dieses Dokument und jene E-Mail ablegen, sodass Ihr Team darauf zugreifen kann. SF Ordnerplan...

realisiert die Prozessorientierte Dokumentenablage und macht das Ablegen und Auffinden aller zu einem Vorgang gehörenden Informationen einfach.
macht die Stammdatenverwaltung einfach - ob Sie nun Behörden, Architekten, Support-Hotlines, Ansprechpartner, Dienstfahrzeuge, Gebäude, Bankkonten, Versicherungsverträge, Ihr Inventar oder was auch immer verwalten wollen.
verknüpft Vorgänge (mit Dokumenten) mit diesen Stammdaten. Dadurch können Sie Vorgänge auch z.B. über die Namen von Ansprechpartnern oder das KFZ-Kennzeichen eines Fahrzeugs aufsuchen, und Sie können Dokumente incl. E-Mails erstellen, in denen Platzhalter automatisch mit solchen Stammdaten ausgefüllt werden.
führt vorgangsbezogene Aktivitäten - die "teamfähige Todo-Liste". Wiedervorlagen, Rückrufwünsche nach dem Urlaub, einzuhaltende Fristen: Vergessen Sie nie wieder etwas, auch wenn es erst in zwei Jahren fällig wird, Sie dann gerade in Urlaub sind oder jemand die Nachfolge übernommen hat.
synchronisiert automatisierbar Daten mit Fachanwendungen: Ob Sie Kunden, Lieferanten, Artikel aus einer Warenwirtschaft nächtlich aktuell importieren, Gebäude mit einem Gebäudemanagement austauschen, oder SF Ordnerplan als Drehscheibe für Daten - als Master-Data-System - verwenden: Das geht flexibel und robust und hängt nur davon ab, was für Schnittstellen die jeweiligen Fremdanwendungen anbieten.
startet direkt aus dem Programm heraus Telefonanrufe zu Ansprechpartnern.
exportiert permanent synchron Ansprechpartner zu Microsoft Outlook (und damit zu Ihrem evtl. vorhandenen Microsoft Exchange Server, und damit mit Ihrem Smartphone, und damit ggf. mit Ihrem Auto).

Wo legen Sie also Dokumente ab - Briefe, E-Mails oder auch eine 3 GB große ISO-Datei? Schlummern in Postfächern hunderte oder tausende von E-Mails, die auch von anderen benötigt werden? Finden Ihre Teams alle benötigten Informationen schnell und einfach? Erstellen Sie Dokumente wirklich effizient? Haben Sie immer alles, was zu einem Geschäftsvorfall gehört, auf einen Blick im Zugriff? Egal, ob es sich um eine Kalkulation, ein eingescanntes Dokument oder eine E-Mail handelt?

Die Antwort auf diese Fragen liefert die Theorie der Prozessorientierten Dokumentablage, und SF Ordnerplan setzt sie auf angenehmste Weise in die Praxis um. Rätseln Sie nie wieder, wo Sie dies oder jenes am besten speichern. Finden Sie schnell und einfach ganze Vorgänge, anstatt sich in überbordenden Trefferlisten bei der Suche nach Dokumenten zu verlieren. Erstellen Sie Dokumente mit automatisch ausgefüllten Daten, die beim Vorgang hinterlegt sind. Sparen Sie Zeit und konzentrieren Sie sich auf die Arbeit - nicht darauf, wo sie gespeichert werden soll und wie man sie wieder findet.

SF Ordnerplan ist offiziell Microsoft-zertifiziert. Das Produkt bestand Anfang 2016 auf Anhieb alle technischen Anforderungen der Tests zum Lauf unter Windows 8 und höher.

SF Ordnerplan ist eine -Anwendung.

Weitere Informationen

Features
Ein bestimmt nicht vollständiger Überblick darüber, was SF Ordnerplan kann und macht

SF Ordnerplan in Beispielen
Schauen Sie sich die Funktionsweise der prozessorientierten Ablage und Vorgangsbearbeitung anhand einfacher Beispiele an

Faszinzierendes
Szenarien, die SF Ordnerplan ermöglicht - auf die Sie vermutlich nicht gekommen wären

Probleme und Lösungen
Je nach Umgebung kann mal ein Problem auftreten - hier gibt's Abhilfe

Neuerungen
Was gibt's Neues in SF Ordnerplan?

Downloads

Feature-Übersicht

Ein Kurz-Überblick über die Funktionalität in SF Ordnerplan

SF Ordnerplan Feature-Übersicht.pptx (14.11.2022)

Trainingsunterlagen

Diese Unterlagen sind die Basis für SF Ordnerplan-Schulungen sowohl für Anwender/innen als auch für die Administration

Prozessorientierte Ablage mit SF Ordnerplan.pptx (24.04.2025)
Prozessorientierte Ablage mit SF Ordnerplan.pdf (24.04.2025)

Was für Probleme kann SF Ordnerplan lösen?

Schauen Sie, was SF Ordnerplan für Sie tun kann

SF Ordnerplan.pptx (31.03.2025)
SF Ordnerplan.pdf (31.03.2025)

Wesentliche Features nach Einführungsdatum

Schauen Sie, welche besonders bemerkenswerten Features über die Zeit in SF Ordnerplan eingebaut wurden

Wesentliche Features in SF Ordnerplan nach Einführungsdatum.pdf (15.02.2025)

Die jüngste Verbesserung

24.04.2025

Korrigiert:

Wenn Sie ein Arbeitsplatz-Fenster schlossen, während E-Mail ablegen darin noch dabei war, Microsoft Outlook abzufragen, konnte eine Fehlermeldung erscheinen.
In Zusammenhang-Diagrammen konnte die Zurück-Schaltfläche in bestimmten Szenarien zu einem älteren als dem direkt vorherigen Diagramm zurückkehren.
Wenn Merkmale vom Datentyp Formatiertes Memo mit einer Aufzählung endeten, ohne dass danach noch ein Absatzende folgte, konnten in der intern gebildeten html-Darstellung abschließende </ul>-Tags fehlen.
Bei Zugriffsrechte umsetzen konnten für Felder vom Datentyp Formatiertes Memo unnötige Änderungen an Objekt- oder Vorgangseigenschaften aufgezeichnet werden.

Neu:

Anzeige von Eigenschaften in eigenen Spalten:

Bei Prozesseigenschaften gibt es ein neues Ankreuzfeld Bei Filterung nach diesem Prozess in separater Spalte anzeigen. Wenn ein Administrator dieses Feld aktiviert und Sie im Arbeitsplatz-Fenster im Feld Nur Vorgänge dieses Prozesses explizit nach dem betreffenden Prozess filtern, sehen Sie die betreffenden Vorgangseigenschaften in der Trefferliste in je einer eigenen Spalte.
Bei Kategoriemerkmalen gibt es ein entsprechendes neues Ankreuzfeld Bei Filterung nach dieser Kategorie in separater Spalte anzeigen. Wenn ein Administrator dieses Feld aktiviert und Sie im Arbeitsplatz-Fenster in Objekte im Feld Nur Objekte dieser Kategorie explizit nach der betreffenden Kategorie filtern, sehen Sie die betreffenden Objekteigenschaften in der Trefferliste in je einer eigenen Spalte.
So können also nützliche Felder der jeweiligen Vorgänge bzw. Objekte übersichtlich direkt in der Trefferliste dargestellt werden.
Auch in den Trefferlisten bei der Suche nach Objekten bzw. Vorgängen wirken diese Einstellungen.

Prozesse können Icons haben:

Bei Prozessen gibt es ein neues Feld Icon, in dem Administratoren ein Bild oder eine Grafik einfügen können. Das Bild wird dann bei der Prozessauswahl z.B. beim Anlegen neuer Vorgänge dargestellt.

Verbessert:

E-Mail ablegen kann Outlook nun schneller abfragen wenn mehrere E-Mails von/an die selben Teilnehmer gingen, insbesondere wenn zu den betreffenden Objekten charakteristische Bilder anzuzeigen waren. (In Tests insbesondere mit vielen Elementen im Posteingang konnten wir bis zu vierfache Beschleunigung messen, mit und ohne in Outlook aktiviertem Exchange-Cache-Modus.)
Ansprechpartner nach Outlook zu exportieren wurde beschleunigt: Die Auswahl Verwendete nicht abgelaufen (mit aktiven oder inaktiven, aber noch nicht abgelaufenen Vorgängen) bei der Kategoriefilterung sowie die Option Referenzierte Ansprechpartner ebenfalls exportieren ('Mitarbeitende von Arbeitgebern') arbeiten jetzt ca. viermal so schnell.
Wenn Sie ein Objekt bearbeiteten, auf das Sie nur Leserechte besaßen, erschienen die Felder Bemerkungen und Synonyme trotzdem bearbeitbar. Wenn Sie darin etwas eintrugen und per Fertigstellen speicherten, bekamen Sie eine Meldung wegen der fehlenden Berechtigungen. Mit diesem Programmstand werden auch die Bemerkungen und Synonyme deaktiviert dargestellt (sind also nur lesbar), und Fertigstellen ist korrekterweise deaktiviert (Sie können nur Abbrechen, wenn Sie keine Änderungsrechte haben).
In Zusammenhang-Diagrammen gibt es ein neues Ankreuzfeld Unverbundene Elemente (wie bisher schon in Strukturdiagrammen). Durch Deaktivieren dieses Feldes können Sie Elemente in Diagrammen, die keine Linie zu anderen Elementen haben, ausblenden.

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