SF Ordnerplan

03.04.2025

Jüngster Programmstand: 10.10.2025 - Neuerungen anzeigen

Fragen Sie sich nie wieder, wo Sie dieses Dokument und jene E-Mail ablegen, sodass Ihr Team darauf zugreifen kann. SF Ordnerplan...

realisiert die Prozessorientierte Dokumentenablage und macht das Ablegen und Auffinden aller zu einem Vorgang gehörenden Informationen einfach.
macht die Stammdatenverwaltung einfach - ob Sie nun Behörden, Architekten, Support-Hotlines, Ansprechpartner, Dienstfahrzeuge, Gebäude, Bankkonten, Versicherungsverträge, Ihr Inventar oder was auch immer verwalten wollen.
verknüpft Vorgänge (mit Dokumenten) mit diesen Stammdaten. Dadurch können Sie Vorgänge auch z.B. über die Namen von Ansprechpartnern oder das KFZ-Kennzeichen eines Fahrzeugs aufsuchen, und Sie können Dokumente incl. E-Mails erstellen, in denen Platzhalter automatisch mit solchen Stammdaten ausgefüllt werden.
führt vorgangsbezogene Aktivitäten - die "teamfähige Todo-Liste". Wiedervorlagen, Rückrufwünsche nach dem Urlaub, einzuhaltende Fristen: Vergessen Sie nie wieder etwas, auch wenn es erst in zwei Jahren fällig wird, Sie dann gerade in Urlaub sind oder jemand die Nachfolge übernommen hat.
synchronisiert automatisierbar Daten mit Fachanwendungen: Ob Sie Kunden, Lieferanten, Artikel aus einer Warenwirtschaft nächtlich aktuell importieren, Gebäude mit einem Gebäudemanagement austauschen, oder SF Ordnerplan als Drehscheibe für Daten - als Master-Data-System - verwenden: Das geht flexibel und robust und hängt nur davon ab, was für Schnittstellen die jeweiligen Fremdanwendungen anbieten.
startet direkt aus dem Programm heraus Telefonanrufe zu Ansprechpartnern.
exportiert permanent synchron Ansprechpartner zu Microsoft Outlook (und damit zu Ihrem evtl. vorhandenen Microsoft Exchange Server, und damit mit Ihrem Smartphone, und damit ggf. mit Ihrem Auto).

Wo legen Sie also Dokumente ab - Briefe, E-Mails oder auch eine 3 GB große ISO-Datei? Schlummern in Postfächern hunderte oder tausende von E-Mails, die auch von anderen benötigt werden? Finden Ihre Teams alle benötigten Informationen schnell und einfach? Erstellen Sie Dokumente wirklich effizient? Haben Sie immer alles, was zu einem Geschäftsvorfall gehört, auf einen Blick im Zugriff? Egal, ob es sich um eine Kalkulation, ein eingescanntes Dokument oder eine E-Mail handelt?

Die Antwort auf diese Fragen liefert die Theorie der Prozessorientierten Dokumentablage, und SF Ordnerplan setzt sie auf angenehmste Weise in die Praxis um. Rätseln Sie nie wieder, wo Sie dies oder jenes am besten speichern. Finden Sie schnell und einfach ganze Vorgänge, anstatt sich in überbordenden Trefferlisten bei der Suche nach Dokumenten zu verlieren. Erstellen Sie Dokumente mit automatisch ausgefüllten Daten, die beim Vorgang hinterlegt sind. Sparen Sie Zeit und konzentrieren Sie sich auf die Arbeit - nicht darauf, wo sie gespeichert werden soll und wie man sie wieder findet.

SF Ordnerplan ist offiziell Microsoft-zertifiziert. Das Produkt bestand Anfang 2016 auf Anhieb alle technischen Anforderungen der Tests zum Lauf unter Windows 8 und höher.

SF Ordnerplan ist eine -Anwendung.

Weitere Informationen

Features
Ein bestimmt nicht vollständiger Überblick darüber, was SF Ordnerplan kann und macht

SF Ordnerplan in Beispielen
Schauen Sie sich die Funktionsweise der prozessorientierten Ablage und Vorgangsbearbeitung anhand einfacher Beispiele an

Faszinzierendes
Szenarien, die SF Ordnerplan ermöglicht - auf die Sie vermutlich nicht gekommen wären

Probleme und Lösungen
Je nach Umgebung kann mal ein Problem auftreten - hier gibt's Abhilfe

Neuerungen
Was gibt's Neues in SF Ordnerplan?

Downloads

Feature-Übersicht

Ein Kurz-Überblick über die Funktionalität in SF Ordnerplan

SF Ordnerplan Feature-Übersicht.pptx (14.11.2022)

Trainingsunterlagen

Diese Unterlagen sind die Basis für SF Ordnerplan-Schulungen sowohl für Anwender/innen als auch für die Administration

Prozessorientierte Ablage mit SF Ordnerplan.pptx (29.10.2025)
Prozessorientierte Ablage mit SF Ordnerplan.pdf (29.10.2025)

Was für Probleme kann SF Ordnerplan lösen?

Schauen Sie, was SF Ordnerplan für Sie tun kann

SF Ordnerplan.pptx (31.03.2025)
SF Ordnerplan.pdf (31.03.2025)

Wesentliche Features nach Einführungsdatum

Schauen Sie, welche besonders bemerkenswerten Features über die Zeit in SF Ordnerplan eingebaut wurden

Wesentliche Features in SF Ordnerplan nach Einführungsdatum.pdf (10.10.2025)

Die jüngsten 5 Beiträge

	In Vorgängen denken (SF Ordnerplan, 30.10.2025) Die Grundidee der prozessorientierten Ablage ist das Denken in Vorgängen. Sehen Sie hier einfache Beispiele davon.
	SF Ordnerplan als Content-Management-System für eine Website (SF Ordnerplan, 15.10.2025) Diese Website ist einfaches, statisches html - automatisch generiert aus Daten in Vorgängen und Stammdaten in SF Ordnerplan
	Den Überblick behalten (SF Ordnerplan, 15.10.2025) Vielfältige Auswertungsmöglichkeiten für alle Situationen runden die Funktionalität von SF Ordnerplan ab.
	Existierende Dateien und E-Mails ablegen (SF Ordnerplan, 15.10.2025) Per Ziehen-und-Ablegen lassen sich ganz einfach Dokumente sowie E-Mails und ihre Dateianlagen in SF Ordnerplan ablegen - dazu dient der Posteingangs-Assistent.
	Das Master-Data-System (SF Ordnerplan, 15.10.2025) SF Ordnerplan importiert, exportiert und synchronisiert Daten mit beliebigen Fachanwendungen. Kontaktdaten können automatisch mit Microsoft Outlook synchronisiert werden.

Die jüngste Verbesserung

10.10.2025

Korrigiert:

Wenn ein Prozess eine Mehrfach-Eigenschaft hat, die auf eine Kategorie verweist, aber nicht dadurch, dass bei der Prozesseigenschaft direkt die Kategorie angegeben ist, sondern ein Merkmal vom Typ Verweis auf ein Objekt, erschien beim Hinzufügen von Einträgen bei Vorgängen dieses Prozesses nicht die übliche komfortable Datenübersicht zum Suchen oder Anlegen eines Objekts, sondern nur der standardmäßige Suchdialog der Datei Objekt.

Verbessert:

Sehen Sie auch in komplexen Szenarien immer, wo Sie gerade stehen: In allen Assistenten zur Anlage oder Bearbeitung von Vorgängen, Aktivitäten oder Objekten stellt die Titelleiste des Assistentenfensters nun dar, was genau gerade getan wird (z.B. Produkt suchen anstatt nur Objekt suchen). Das ist insbesondere bei verschachtelten Aufrufen hilfreich (wenn Sie z.B. einen Vorgang anlegen, zu dem eine neue Person als Ansprechpartner hinzugefügt wird, die zu einem neuen Kunden gehört).
Zwischenüberschriften: Beim Objekt bearbeiten... erscheinen in der Übersicht auf der ersten Seite des Assistenten auch ggf. definierte Zwischenüberschriften der Merkmale des Objekts.
E-Mails nach Betreff markieren: In E-Mail ablegen steht ein neuer Befehl Nach Betreff markieren zur Verfügung. Ähnlich wie Nach Adresse markieren alle Mails mit denselben Adressen markiert, markiert Nach Betreff markieren Mails mit demselben Betreff. Dabei werden Vorsätze wie AW:, Re: usw. automatisch ignoriert. Der Befehl Nichts markieren wurde in die Extras-Schaltfläche verlegt.
Beschleunigte Objektdaten-Exporte: Die Assistenten Vorgangsobjekte exportieren... und Objekte exportieren... arbeiten nun schneller, auch wenn sehr viele Objekte gespeichert sind.
Verbesserte Übernahme von ergänztem Text in den E-Mail-Betreff: Der Standardwert der Formel Neues Dokument: Formel für E-Mail-Betreff-Suffix der Datei Mandant wurde verbessert: a) Ein ggf. beim Erzeugen einer E-Mail via Neues Dokument... beim Dokumentnamen eingegebener Zusatztext wird nun mit einem längeren Gedankenstrich anstatt eines einfachen Bindestrichs an den Betreff angehängt, und b) erscheint auch der Gedankenstrich nur dann im Betreff, wenn überhaupt eine zusätzliche Texteingabe erfolgte. Das funktioniert über den neuen standardmäßigen Formeleintrag Wenn({Benutzerbetreff} = "", "", " – " & {Benutzerbetreff}).
Verbesserung bei HTML-E-Mail-Vorlagen: HTML-E-Mail-Vorlagen konnten mitunter schwierig zum Funktionieren gebracht werden, weil Microsoft Outlook in HTML-Mails eingetragene Platzhalter "auseinanderreißen" konnte, ohne dass man das sehen würde (im HTML-Code von Outlook stand dann z.B. anstatt {Platzhalter} etwas wie {Platzhalter}). Wenn die Vorlagen einmal funktionierten, funktionierten sie immer. Aber beim ersten Erstellen der Vorlage konnte es manchmal mehrere Versuche brauchen, einen Platzhalter in einer HTML-E-Mail-Vorlage einzubauen, der korrekt erkannt wird. Mit diesem Update erkennt SF Ordnerplan die -html-Tags mitten in den Namen von Platzhaltern automatisch und findet die Platzhalter nun also immer.
Verbesserungen in Formel-Feldern:

Formeln können nun, in # eingeschlossen, Kommentare zur Dokumentation enthalten. Beispiel: # PLZ mit Vornullen ergänzen: # Wenn(# Ist die PLZ nur 4stellig? # {PLZ} Wie "????", # Vornull anhängen: # "0" & {PLZ}, # Ansonsten nichts verändern: # {PLZ})
Im Kontextmenü von Formelfeldern (via rechter Maustaste) steht ein neuer Befehl Führungslinien einblenden zur Verfügung, mit dem verschachtelte Klammerebenen übersichtlicher erscheinen.
Auch wenn in einer längeren Formel heruntergescrollt wurde, springt das Formelfeld beim Blättern durch Datensätze nun immer wieder hoch an den Anfang der Formel.

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