Zum Einstieg

• SF Ordnerplan organisiert Ihre Arbeit nicht über einzelne Dokumente, sondern über zusammenhängende Vorgänge.
• Alle Informationen – E-Mails, Dokumente, Aufgaben und Stammdaten – sind automatisch im richtigen Kontext verfügbar.
• Sie müssen nicht mehr überlegen, wo etwas gespeichert ist oder wie Sie es wiederfinden.

Sie arbeiten nicht mehr mit Dateien – sondern im vollständigen Zusammenhang.

Das Problem klassischer Ablage

In vielen Organisationen sieht der Alltag so aus:

• Dokumente liegen in verschiedenen Ordnern, Postfächern und Systemen
• Informationen müssen mehrfach gesucht oder zusammengesucht werden
• E-Mails enthalten wichtige Daten, sind aber nicht für andere sichtbar
• Kollegen können Vorgänge nicht einfach übernehmen
• gleiche Daten werden mehrfach gepflegt

Die Folge:

• hoher Suchaufwand
• unnötige Fehler
• ineffiziente Zusammenarbeit

Die Lösung: Arbeiten im Vorgang

Im SF Ordnerplan wird Arbeit nicht nach Ablageorten organisiert, sondern nach Vorgängen. Ein Vorgang ist der Ort, an dem alles zusammenkommt:

• Dokumente (Briefe, PDFs, Dateien)
• E-Mails
• Ansprechpartner
• Termine und Aufgaben
• alle relevanten Daten

Sie öffnen nicht mehr ein Dokument. Sie öffnen den gesamten Zusammenhang.

Was das im Alltag bedeutet

• Sie haben sofort alles vor sich, was zu einer Sache gehört.
• Sie müssen nichts mehr zusammensuchen.
• Sie sehen jederzeit den aktuellen Stand eines Vorgangs.
• Auch nach Monaten oder Jahren bleibt alles nachvollziehbar.

Die ganze Wahrheit - so detailliert, wie Sie sie brauchen.

Zentrale Funktionen im Überblick

Vorgangsbasierte Organisation

• Jeder Vorgang enthält alle zugehörigen Informationen.
• Klare Strukturen statt verteilter Einzelablagen erleichtern die Arbeit.
• Beliebig viele Vorgänge parallel sind möglich.
• Grundlage für Transparenz und Nachvollziehbarkeit
• Abgeschlossenes ist immer verfügbar, aber nicht mehr im Weg.

Weg von unübersichtlichen Ablagen und Postfächern hin zu effizienter Struktur bei der Arbeit.

Dokumente direkt im Vorgang erzeugen

• Dokumente entstehen direkt aus dem Vorgang heraus
• Vorlagen werden automatisch mit Daten gefüllt
• Adresse, Ansprechpartner, Betreff und weitere Inhalte
• in E-Mail, Word, PowerPoint, ...

Erzeugen Sie konsistente, fehlerfreie Dokumente mit minimalem Aufwand.

E-Mails im richtigen Zusammenhang

• E-Mails werden Vorgängen zugeordnet
• sind dort dauerhaft verfügbar
• gehören automatisch zum Kontext
• keine „versteckten Informationen“ in Postfächern
• insbesondere bei Vertretung oder Nachfolge

Integration und Datensynchronisation

• Ihre Daten bleiben in Ihrer eigenen Umgebung und unter Ihrer direkten Kontrolle.
• Daten können automatisch mit anderen Systemen ausgetauscht werden, z. B. mit
• Warenwirtschaft
• Telefonanlage
• Finanzbuchhaltung
• Gebäudemanagement
• oder anderen Fachanwendungen
• Kontakten in Microsoft Outlook, damit auch mit dem Smartphone, damit auch mit Ihrem Auto
• Ob SF Ordnerplan das führende System für bestimmte Daten ist oder eine Fachanwendung, entscheiden Sie frei, und es ist auch nachträglich änderbar.

Daten werden nur einmal gepflegt und überall genutzt.

Strukturierte Stammdaten (Objekte)

• zentrale Verwaltung von Ansprechpartnern, Firmen, Mitarbeitenden, Geräten, Fahrzeugen usw.
• Daten können flexibel mit Vorgängen verknüpft werden

SF Ordnerplan realisiert eine klare, konsistente Datenbasis.

Automatisierung von Routineaufgaben

Wiederkehrende Abläufe werden unterstützt oder automatisiert

• Dokumenterstellung
• Datensynchronisationen
• Abläufe

Weniger manueller Aufwand, weniger Fehler.

Schneller Zugriff auf Informationen

• Direkte Navigation zu Vorgängen statt aufwändiger Suche nach Dokumenten
• flexible Filter und Abfragen möglich

Informationen sind immer sofort verfügbar.

Auswertungen und Übersichten

• Flexible Berichte
• häufig benötigte Auswertungen können direkt abgerufen werden
• inklusive Vorgangs-Historie
• inklusive Historie von Datenänderungen
• Ad-hoc-Abfragen ermöglichen schnellen Zugriff auf relevante Daten
• Frei definierbare Abfragen über den Datenbestand
• Live-Verknüpfungen z.B. nach Microsoft Excel für Dashboards und grafische Auswertungen
• Individuell oder auch zentral leicht abrufbar bereitgestellt

Sie haben immer den Überblick über laufende Vorgänge und den Datenbestand.

Bilder und visuelle Informationen

Bilder sind direkt integriert

• Fotos von Kontakten, Gebäuden, Inventar, Produkttypen
• erscheinen auch in Datenübersichten und Diagrammen
• können ebenfalls mit externen Systemen synchronisiert werden - z.B. Kontaktfotos in Microsoft Outlook

Der Effekt: Bessere Orientierung und intuitivere Nutzung.

Wie sich das anfühlt

Der entscheidende Unterschied liegt nicht in einzelnen Funktionen, sondern in der Arbeitsweise:

• Sie denken nicht mehr in Ordnern und Dateien
• Sie arbeiten direkt im Zusammenhang
• Sie müssen weniger überlegen
• Sie sind schneller und sicherer

Suchen wird zur Ausnahme, nicht zur Hauptaufgabe.

SF Ordnerplan wird im Alltag sowohl für betriebliche als auch für persönliche Aufgaben genutzt:

• Projekte und Geschäftsvorgänge
• Kommunikation mit Kunden und Partnern
• Verträge, Rechnungen und Dokumente
• langfristige Themen und Planungen

Alles an einem Ort – vollständig und nachvollziehbar.

Zusammenfassung

SF Ordnerplan ist kein klassisches Dokumentenmanagement-System.

Es ist ein System, das:

• Informationen in ihrem Zusammenhang organisiert,
• Abläufe vereinfacht,
• Transparenz schafft

und so die tägliche Arbeit deutlich erleichtert.

Voilà!