Zum Einstieg

• SF Ordnerplan organisiert Ihre Arbeit nicht über einzelne Dokumente, sondern über zusammenhängende Vorgänge.
• Alle Informationen sind automatisch im richtigen Kontext verfügbar – E-Mails, Dokumente, Aktivitäten, Stammdaten und Ansprechpartner.
• Sie müssen nicht mehr überlegen, wo etwas gespeichert ist oder wie Sie es wiederfinden.

Sie arbeiten nicht mehr mit Dateien – sondern im vollständigen Zusammenhang.

Das Problem klassischer Ablage

In vielen Organisationen sieht der Alltag so aus:

• Dokumente liegen in verschiedenen Ordnern, Postfächern und Systemen
• Informationen müssen mehrfach gesucht oder zusammengesucht werden
• E-Mails enthalten wichtige Daten, sind aber nicht für andere sichtbar
• Kollegen können Vorgänge nicht einfach übernehmen
• gleiche Daten werden mehrfach gepflegt

Die Folge:

• hoher Suchaufwand
• unnötige Fehler
• ineffiziente Zusammenarbeit

Die Lösung: Arbeiten im Vorgang

Im SF Ordnerplan wird Arbeit nicht nach Ablageorten organisiert, sondern nach Vorgängen. Ein Vorgang ist der Ort, an dem alles zusammenkommt - und in dem gearbeitet wird:

• Dokumente (Briefe, PDFs, Dateien)
• E-Mails
• Ansprechpartner
• Aktivitäten (Aufgaben, Wiedervorlagen, Termine und Fristen)
• alle relevanten Daten

Sie öffnen nicht mehr ein Dokument. Sie öffnen den gesamten Zusammenhang - mit allen Informationen und den nächsten Arbeitsschritten.

Was das im Alltag bedeutet

• Sie haben sofort alles vor sich, was zu einer Sache gehört.
• Sie müssen nichts mehr zusammensuchen.
• Sie sehen jederzeit den aktuellen Stand und die nächsten Schritte eines Vorgangs.
• Auch nach Monaten oder Jahren bleibt alles nachvollziehbar.

Die ganze Wahrheit - so detailliert, wie Sie sie brauchen.

Zentrale Funktionen im Überblick

Vorgangsbasierte Organisation

• Jeder Vorgang enthält alle zugehörigen Informationen.
• Klare Strukturen statt verteilter Einzelablagen erleichtern die Arbeit.
• Beliebig viele Vorgänge parallel sind möglich.
• Grundlage für Transparenz und Nachvollziehbarkeit
• Abgeschlossenes ist immer verfügbar, aber nicht mehr im Weg.

Weg von unübersichtlichen Ablagen und Postfächern hin zu effizienter Struktur bei der Arbeit.

Mehr dazu? In Vorgängen denken.

Dokumente direkt im Vorgang erzeugen

• Dokumente entstehen direkt aus dem Vorgang heraus
• Vorlagen werden automatisch mit Daten gefüllt
• Adresse, Ansprechpartner, Betreff und weitere Inhalte
• in E-Mail, Word, PowerPoint, ...

Erzeugen Sie konsistente, fehlerfreie Dokumente mit minimalem Aufwand.

Mehr dazu? Dokumente anlegen.

E-Mails im richtigen Zusammenhang

• E-Mails werden Vorgängen zugeordnet
• sind dort dauerhaft verfügbar
• gehören automatisch zum Kontext
• keine „versteckten Informationen“ in Postfächern
• insbesondere bei Vertretung oder Nachfolge

Mehr dazu? Existierende Dateien und E-Mails ablegen und Die Funktion "E-Mail ablegen".

Aktivitäten und Wiedervorlagen

Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen sind direkt im Vorgang integriert:

• Sie haben ständig die Übersicht, was noch zu tun ist.
• Aktivitäten sind nicht im Weg, sondern erscheinen, wenn es Zeit dafür ist - auch in zwei Jahren.
• Delegierbar an Personen oder Teams ("jemand von der Buchhaltung soll das übernehmen").

Nichts wird vergessen – auch bei Vertretung oder Nachfolge.

Mehr dazu? Aktivitäten - nie mehr etwas vergessen.

Strukturierte Stammdaten (Objekte)

• zentrale Verwaltung von Ansprechpartnern, Firmen, Mitarbeitenden, Geräten, Fahrzeugen usw.
• Daten werden mit Vorgängen verknüpft.
• Bilder sind direkt integriert
• Fotos von Kontakten, Gebäuden, Inventar, Produkttypen
• Icons für Prozesse und Stammdaten-Kategorien
• erscheinen auch in Datenübersichten und Diagrammen
• führen zu besserer Orientierung und intuitiverer Nutzung

SF Ordnerplan realisiert eine klare, konsistente Datenbasis.

Mehr dazu? Vorgänge und ihre Stammdaten.

Integration und Datensynchronisation

• Ihre Daten bleiben in Ihrer eigenen Umgebung und unter Ihrer direkten Kontrolle.
• Daten können automatisch mit Ihren anderen Systemen ausgetauscht werden, z. B. mit
• Warenwirtschaft
• Telefonanlage
• Finanzbuchhaltung
• Gebäudemanagement
• oder anderen Fachanwendungen
• Kontakten in Microsoft Outlook, damit auch mit dem Smartphone, damit auch mit Ihrem Auto
• Ob SF Ordnerplan das führende System für bestimmte Daten ist oder eine Fachanwendung, entscheiden Sie frei, und es ist auch nachträglich änderbar.

Daten werden nur einmal gepflegt und überall genutzt.

Mehr dazu? Das Master-Data-System und (Wirklich) zentrale Adressverwaltung und (anspruchsvoller) Automatisches Zusammenführen von Daten aus zwei Fachanwendungen.

Auswertungen und Übersichten

• Flexible Berichte
• häufig benötigte Auswertungen können direkt abgerufen werden
• inklusive Vorgangs-Historie
• inklusive Historie von Datenänderungen
• Ad-hoc-Abfragen ermöglichen schnellen Zugriff auf relevante Daten
• Frei definierbare Abfragen über den Datenbestand
• Live-Verknüpfungen z.B. nach Microsoft Excel für Dashboards und grafische Auswertungen
• Individuell oder auch zentral leicht abrufbar bereitgestellt

Sie haben immer den Überblick über laufende Vorgänge und den Datenbestand.

Mehr dazu? Den Überblick behalten.

Wie sich das anfühlt

Der entscheidende Unterschied liegt nicht in einzelnen Funktionen, sondern in der Arbeitsweise:

• Sie denken nicht mehr in Ordnern und Dateien
• Sie arbeiten direkt im Zusammenhang
• Sie müssen weniger überlegen
• Sie sind schneller und sicherer

Suchen wird zur Ausnahme, nicht zur Hauptaufgabe.

SF Ordnerplan wird im Alltag sowohl für betriebliche als auch für persönliche Aufgaben genutzt:

• Projekte und Geschäftsvorgänge
• Kommunikation mit Kunden und Partnern
• Verträge, Rechnungen und Dokumente
• langfristige Themen und Planungen

Alles an einem Ort – vollständig und nachvollziehbar.

Zusammenfassung

SF Ordnerplan ist kein klassisches Dokumentenmanagement-System.

Es ist ein System, das:

• Informationen in ihrem Zusammenhang organisiert,
• Abläufe vereinfacht,
• Transparenz schafft

und so die tägliche Arbeit grundlegend erleichtert.

Voilà!