Migration von ca. 160.000 Dokumenten in ein neues Dokumentenmanagement-System bei der Industrie- und Handelskammer Karlsruhe

Die Ausgangssituation

• Alle laufenden Dokumente der IHK Karlsruhe waren in einem auf Windows NT Server 4.0 und Microsoft SQL Server 6.5 basierenden Dokumentenmanagement-System gespeichert.
• Sowohl für die dafür benutzte Hardware als auch für das eingesetzte DMS lief der Support aus.

Die Aufgabenstellung

• Ein neues Dokumentenmanagement musste implementiert werden, um den gewachsenen Anforderungen gerecht zu werden und vor allem die weitere Verfügbarkeit aller Dokumente sicher zu stellen.
• Sämtliche ca. 160.000 Dokumente des alten DMS mussten in die völlig neu konzipierte Struktur des neuen DMS zuverlässig überführt werden.
• Das neue DMS musste ausfallgeschützt implementiert werden.

Die Lösung

• copyteam plant und implementiert eine fehlertolerante Microsoft SharePoint Portal Server 2003-Farm, bestehend aus zwei lastverteilten Web- und Suchservern, einem Index- und Jobserver sowie den SQL Server 2005-Clustern der IHK Karlsruhe.
• Von einer Drittfirma, die die Interna des alten DMS noch kannte, wurde ein Tool geschrieben, welches die Metadaten sämtlicher Dokumente (z. B. Dokumentbezeichnung, Autor, Speicherort und auf dem Dokument erteilte Zugriffsrechte) in XML-Dateien exportierte.
• Die SF Softwareberatung erstellt Software, die sämtliche Dokumente des alten DMS anhand ihrer Zugriffsrechte und anderer Metadaten automatisch in Dokumentbibliotheken im richtigen Portalbereich des SharePoint-Portals speichert. Dabei galt es zu berücksichtigen, dass
• Benutzernamen des alten DMS anders heißen konnten als Benutzer in der Active Directory,
• Zugriffsrechte im alten DMS sowohl den dortigen Benutzernamen als auch Benutzergruppen des alten DMS erteilt waren, die gar kein Gegenstück in der Active Directory oder im geplanten Portal haben würden,
• teilweise Dokumente des alten Portals noch von Mitarbeitern erstellt wurden, die gar nicht mehr bei der IHK beschäftigt waren und somit in Active Directory gar nicht existierten.
• Schließlich wurden Mechanismen implementiert, die den Benutzern besonders einfachen Zugriff direkt auf ihre Dokumente innerhalb der umfangreichen Portalstruktur gestatten.

Der Nutzen

• Effektivere Zusammenarbeit durch eine leicht zu verwaltende Portalstruktur und einfach zu benutzende Features wie z. B. Volltextsuche
• Höchste Verfügbarkeit der Gesamtlösung durch den Einsatz von NLB- und Serverclustern
• Höchste Sicherheit beim Zugriff auf Dokumente durch klar definierte Zugriffsrechte