In Vorgängen denken

Die klassische Dateiablage

Seit vielen Jahren kann man Ordnerstrukturen mit verschachtelten Unterordnern erstellen, um Dateien logisch gruppiert zu speichern. Oftmals finden sich z.B. Ordner für die Bauabteilung, die Buchhaltung, den Einkauf. Wenn wir Dokumente nach Abteilungen oder sonstigen Organisationsstrukturen ablegen, bekommen wir aber früher oder später Probleme mit Zugriffsrechten und dem Dschungel längst "erledigter" Dateien - unerheblich, ob das auf einem Fileserver, in einer SharePoint-Dokumentbibliothek oder in einem klassischen Dokumenten-Management-System (DMS) geschieht:

So haben wir und praktisch alle Kunden das "schon immer" gemacht. Das Problem damit?

• Arbeiten verlaufen oft quer durch die Abteilungen
• Die Verwaltung der Zugriffsrechte bei einem großen Ordnerstruktur-Baum ist ein Albtraum für die IT-Abteilung.
• Aktive Rechte trotz Abteilungswechsel, fehlende Rechte bei Nachfolge
• Das wird auch nicht besser, wenn jeder wie er mag Zugriffsrechte an andere vergeben kann.
• Wenn Frau Meier einen Ordner oder ein Dokument an Herrn Müller freigibt - was passiert, wenn Herr Müller die Abteilung wechselt? Niemand bemerkt auch nur, dass da noch jemand Zugriff hat, der keinen Zugriff mehr haben sollte.
• Was passiert, wenn Herr Müller das Unternehmen verlässt und einen Nachfolger bekommt? Niemand hat den Überblick, wo Herr Müller alles Zugriff hatte und worauf sein Nachfolger Zugriff bekommen muss.
• Mehrere Fassungen desselben Dokuments
• Eine der typischen Folgen ist, dass Dokumente zwischen den Abteilungen herumgemailt werden - mit dem Effekt, dass wir nun mehrere Versionen desselben Dokuments haben und keiner mehr weiß, wo denn die aktuell gültige Fassung liegt.
• Ständig stehen uns längst erledigte Dinge im Weg
• All die vielleicht schon jahrelang erledigten Dinge stehen immer noch ständig sichtbar in der Ordnerstruktur und verdecken den Blick aufs Aktuelle. Es kann ja sein, dass wir da nochmal nachschauen wollen - aber doch nicht den ganzen Tag.

Wie können wir es geschickter machen?

Wir ändern die Struktur - wir drehen sie sozusagen um 90°. Anstatt danach abzulegen, wer (oder welche Abteilung) ein Dokument erstellt, legen wir danach ab, um was es denn eigentlich geht - was wir also gerade tun, bei dem das Dokument anfällt. Wir legen sozusagen nicht nach dem Subjekt, sondern nach dem Verb ab.

Wie geht das vor sich? Wir erstellen mit Ihnen eine Liste darüber, was für Arten von Aufgaben Sie denn bearbeiten - den ganzen Tag, die ganze Woche, das ganze Jahr über. Natürlich fangen wir klein an, aber wenn wir fertig sind, haben wir Prozesse für wirklich alles, was im Unternehmen geschieht - vom Mieten eines Gebäudes über das Abwickeln von Projekten, den Kauf eines Dienstwagens und den Jahresabschluss - bis hin zur Organisation der Weihnachtsfeier. Bei uns sieht das z.B. so aus:

Das kann auch grafisch als eine "Prozess-Landkarte" angezeigt und bearbeitet werden. Die Prozesse umfassen alles, was das Unternehmen tut. Das hat zunächst noch nichts damit zu tun, wer das genau tut. Das folgende Bild zeigt unsere eigenen Prozesse - da ist tatsächlich alles drin, was wir überhaupt machen (klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern):

Was macht einen Prozess aus?

Zu einem Prozess gehören neben Bezeichnung, Bemerkungen, Synonymen zum leichteren Aufrufen und anderen Angaben drei wesentliche Dinge:

• Eigenschaften
• Prozess-Eigenschaften beschreiben, was denn an Daten abgefragt und gespeichert werden soll, wenn in einem Prozess ein neuer Vorgang angelegt wird. Beim Prozess Dinge einkaufen kann das z.B. sein, welches Produkt von welchem Hersteller über welchen Händler bezogen werden soll, währen bei Jahresabschluss einfach nur die Jahreszahl benötigt wird, um die Sache eindeutig zu machen.
• Berechtigungen
• In SF Ordnerplan sitzen Personen (= Windows-Benutzerkonten aus Ihrer Active Directory) auf Stellen, Stellen sind Mitglied in Teams - und Teams haben Rechte.
• Zu jedem Prozess wird angegeben, welche Teams im jeweiligen Prozess Vorgänge anlegen dürfen. Das können verschiedene Teams mit unterschiedlichen Mitgliedern sein: Sie könnten z.B. einen Prozess Gegenstände und Dienstleistungen kaufen, in dem von verschiedenen Abteilungen Vorgänge angelegt werden können: Die Bauabteilung beschafft eine neue Software, während die Öffentlichkeitsarbeit einen neuen Kopierer kauft - das geht aber die jeweils andere Abteilung nichts an.
• Dokumentvorlagen
• In einem Vorgang können Sie in SF Ordnerplan Dokumente aus Dokumentvorlagen erzeugen - Textdokumente, Kalkulationstabellen, Präsentationen, CAD-Zeichnungen, E-Mails - was Sie wollen. Je nach Dokumentart können darin Platzhalter automatisch ausgefüllt werden - die Anschrift und Anrede eines Briefes etwa.
• Neben allgemeinen Vorlagen fürs Erzeugen von Dokumenten (der leere Brief, die leere Excel-Tabelle, die leere E-Mail) kann ein Prozess auch speziell für ihn gedachte Vorlagen haben, z.B. die bereits mit Text gefüllte E-Mail zu Bestellung des ersehnten Produkts. Darin können das Produkt und alle anderen Angaben laut Vorgangserfassung automatisch ausgefüllt werden - Sie brauchen nur noch Senden oder Drucken zu klicken.

Was ist ein "Vorgang"?

Der Prozess beschreibt, was wir grundsätzlich alles tun:

• "Wir kaufen Sachen ein"
• "Wir machen Jahresabschlüsse"
• "Wir behandeln Anfragen"

Der Vorgang ist der konkrete Fall, die konkrete Instanz des Prozesses:

• Der Kauf des Dienstwagens,
• der Kauf des Kopierers,
• der Jahresabschluss 2024,
• die Supportanfrage eines Kunden.

Die meisten Vorgänge haben irgend einen Zeitbezug - sie fangen an und sie enden typischerweise auch wieder:

• Der Jahresabschluss 2024 gehört eben zum Jahr 2024 und ist irgendwann fertig, abgegeben und genehmigt.
• Der Kauf eines neuen Dienstwagens beginnt wohl mit dem Beschluss dazu - und er endet, wenn das Auto vor der Tür steht und die Rechnung bezahlt wurde.
• Die Vorbereitung einer Tagung beginnt mit der Planung, der Einladung der Teilnehmer/innen und endet vielleicht mit einem Bericht darüber.

Vorgänge können abgeschlossen werden

Damit brauchen wir sie nicht mehr ständig zu sehen. Natürlich können wir auf Wunsch auch auf die abgeschlossenen Vorgänge immer noch problemlos zugreifen, aber wir brauchen Sie als Suchtreffer erstmal nicht mehr.

Vorgänge finden anstatt Dokumente suchen

Ein wichtiger Punkt ist auch, dass wir nach Vorgängen suchen - und nicht nach einzelnen Dokumenten. Die Suche nach Angebot Müller findet also die aktuelle Anfrage von der Firma Müller - aber weder die längst erledigten Anfragen und schon gar nicht hunderte von Suchtreffern über Dokumente in einer Volltextsuche, in denen zufällig die Worte Angebot und Müller vorkommen. Wir finden den gesuchten Vorgang schnell und haben im selben Augenblick Zugriff auf alle Dokumente, die darin anfielen.

Die mehrdimensionale Suche

Ebenso finden wir den Vorgang nach beliebigen Informationen, die bei der Anlage des Vorgangs oder auch nachträglich dazu erfasst wurden (in seinen Datenfeldern laut Prozessdefinition nämlich), einschließlich dem Vorgang zugeordneter Ansprechpartner:

• Nach Petra, weil eine Ansprechpartnerin Petra Meier ist, Ihnen aber der Nachname gerade nicht einfällt.
• Nach dem Ort oder der Postleitzahl eines der Ansprechpartner, Lieferanten oder Kunden.
• Nach dem Gegenstand eines Kaufs.
• Sprich: Nach allen dem Vorgang zugeordneten Daten, nach Prozess, nach Synonymen (weiteren Suchbegriffen) zum Prozess, dem Vorgang selbst oder einer seiner zugeordneten Stammdaten.

Die Dokumente eines Vorgangs

Jeder Vorgang hat einen automatisch angelegten Vorgangsordner. In den kommt alles, was an Dokumenten oder Dateien dazu anfällt:

• Beim Kauf des Dienstwagens könnten folgende Dokumente abgelegt sein:
• E-Mails an potenzielle Lieferanten mit Anfragen, Terminvereinbarungen, Angeboten
• Eingescannter Briefe
• Als PDF-Dateien vorliegende Prospekte
• Eine Excel-Tabelle mit einer Kalkulation über die Finanzierung
• Der Brief mit der schriftlichen Bestellung
• Die E-Mail mit der Auftragsbestätigung
• Die Rechnung
• Bei der Vorbereitung der Weihnachtsfeier hingegen:
• E-Mails an Restaurants mit Terminanfragen
• Die Mail mit der Bestätigung der telefonischen Reservierung
• Fotos und Videos von der Feier
• Ein eingescannter Kassenbeleg
• Dankes-Mails von Mitarbeiter/innen

Sie sehen: In einen Vorgang gehört alles an Dateien, was zu diesem Vorgang anfällt.