Vorgänge und ihre Stammdaten

Das Zusammenspiel von Daten und Vorgängen

Wenn wir unsere Dokumente in Vorgängen strukturiert ablegen, ist es in mehrerlei Hinsicht nützlich, den Vorgängen Daten zuzuordnen. Beispiele:

• Beim Vorgang über den Kauf eines Kopierers wollen wir vielleicht hinterlegen, für welche Abteilung der gedacht ist, bei welchem Lieferanten wir ihn wann gekauft haben, und natürlich, dass es eben um einen Kopierer geht. Sobald eine existiert, könnten wir auch die Bestellnummer des Lieferanten zu diesem Vorgang (nach)erfassen.
• Beim Vorgang über ein Kundenprojekt sollte wohl mindestens der betreffende Kunde hinterlegt werden und wann das Projekt begann, aber ebenso der Gegenstand des Projekts - vielleicht nur ein Textfeld, vielleicht aber auch ein Verweis auf ein Produkt aus Ihrem Artikelstamm. Ebenso nützlich ist es, wenn wir die betreffenden Ansprechpartner beim Kunden dem Vorgang zuordnen.
• Wenn der gekaufte Kopierer mal repariert werden muss, ist es nützlich, wenn wir ihn mitsamt genauer Produktbezeichnung, Kaufdatum, Seriennummer und zuständigem Händler als Inventar erfasst haben. So können wir in einem "Geräte warten"-Prozess einen Vorgang für die Reparatur anlegen und haben immer alle benötigten Daten parat ("Wie lautet denn Ihre Kundennummer bei uns?", "Hätten Sie mal die Seriennummer zur Hand?").

Die so beim Vorgang erfassten Daten helfen uns vielfältig bei der täglichen Arbeit:

• All diese Daten stehen auch als Suchbegriffe zur Verfügung. Ob Sie nach "Kopierer" suchen, oder nur noch den Vornamen eines der Ansprechpartner wissen - die Vorgangssuch wird schnell zum gesuchten Vorgang führen.
• Mit den Vorgangsdaten können Dokumente und E-Mails erstellt und automatisch vorausgefüllt werden - Anschriften, korrekte Anreden von Ansprechpartnern, Produktbezeichnungen, Seriennummern etc. stehe alle zur Verfügung.
• Auch bei der Ablage eingescannter Briefe oder empfangener E-Mails sind diese Daten nützlich, damit der betreffende Vorgang automatisch vorgeschlagen werden kann.
• Es ist ein Leichtes, alle Vorgänge zum Kopierer, zum Kunden, zum Produkt oder zu einem der Ansprechpartner aufzurufen und diese Zusammenhänge sogar grafisch darzustellen.

Daten einmal erfassen, aber vielfach nutzen

Nun liegt es auf der Hand, dass wir den Ansprechpartner des Kunden nur einmal erfassen wollen, auch wenn er oder sie in mehreren Vorgängen mitwirkt. Wenn sich dessen Telefondurchwahl ändert, wollen wir das auch nur an einer Stelle ändern müssen.

Deshalb speichern wir solche oft nutzbaren Stammdaten als Objekte in SF Ordnerplan. Warum dieser vielleicht seltsam klingende, allgemeine Name? Weil ein Objekt alles sein kann:

• Eine Firma, eine Behörde, ein Lieferant, ein Kunde,
• eine natürliche Person,
• eine Hotline-Telefonnummer eines Lieferanten,
• ein Gebäude,
• ein Grundstück,
• ein Bankkonto,
• ein Dienstfahrzeug,
• ein Sitzungssaal,
• ein Produkt oder Artikel,
• ein Know-How-Eintrag in einer Wissensdatenbank,
• eine Versicherung,
• was immer Sie benötigen!

Wenn wir ein solches Objekt einmal gespeichert haben, können wir es nach Belieben in Prozessen verwenden, damit in den Vorgängen dieser Prozesse solche Objekte einfach zugeordnet werden können. Gespeichert sind sie aber nur einmal, und nur an einer Stelle brauchen wir sie auch zu pflegen, sollte sich etwas ändern.

Kategorien

Was für eine Art von Objekt wir speichern, definiert sich über Kategorien. Eine Kategorie kann z.B. Kunde, Gebäude, Fahrzeug etc. sein - vgl. die obigen Beispiele. Ähnlich wie Prozesse ihre Eigenschaften haben, die die beim Erfassen von Vorgängen angebotenen Datenfelder definieren, enthalten Kategorien ebenfalls die Merkmale, die bei einem Objekt dieser Kategorie erfasst werden. Beispiele:

• Eine ganz einfache Kategorie wäre z.B. Sprache sein, in der die Anleitung eines Produkts verfasst wird. Außer der Bezeichnung selbst brauchen wir hier nichts weiter.
• Mehr Felder enthält wohl eine Kategorie Kontakt, in der man Anschrift, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Websites u.a. speichern möchte.
• Wenn einer der Kontakte eine Bank ist, kann eine Kategorie Bankkonto neben der Kontonummer/IBAN auch einen Verweis auf die Bank enthalten. Wenn Sie mehrere Konten bei derselben Bank haben, brauchen Sie die Bank (ihren Namen, ihre Anschrift, ihre BIC) trotzdem nur einmal zu pflegen, weil die Bankkonten alle nur auf das Stammdatenobjekt der Bank verweisen.

Solche Objekte werden in SF Ordnerplan im Arbeitsplatz-Fenster in Objekte gepflegt:

Ein Objekt anlegen

Legen wir doch ein neues Bankkonto an! Wir klicken links unten auf Neues Objekt... und bekommen alle Kategorien angeboten, in denen wir das Recht haben, Objekte zu pflegen. Wir kreuzen Bankkonto an:

Nach Weiter kommen wir zum Ausfüllen der Felder laut Kategorie (die mit * markierten sind als Pflichtfelder eingestellt):

Nach Weiter werden ggf. Gültigkeitsregeln geprüft und wir gelangen zum letzten Schritt:

Jedes Objekt hat eine Objektbezeichnung und ein Kürzel. Die Bezeichnung ist innerhalb eines Mandanten eindeutig - es kann keine zwei Objekte mit derselben Bezeichnung geben. Das Kürzel hingegen braucht nicht zwingend eindeutig zu sein. In unserer Bankkonto-Kategorie haben wir sogar eine Formel hinterlegt, die aus den erfassten Feldern die Bezeichnung und das Kürzel automatisch festlegen.

Auf dieselbe Art können Sie also Objekte in beliebigen Kategorien anlegen. (Wenn Sie viele Objekte derselben Kategorie anlegen möchten, stellen Sie die einfach im Filterfeld Nur Objekte dieser Kategorie im Arbeitsplatz-Fenster ein. Dann wird diese Kategorie beim Anlegen eines neuen Objekts immer automatisch vorgewählt.)

Erfassen Sie, was immer Sie brauchen

Je nach Kategorie-Definition haben die Objekte also ganz verschiedene Felder. Die SF Software-Beratung GmbH sieht bei uns als Stammdatenobjekt z.B. so aus:

Unsere Produkt SF Buchungsplan und Budgetierung der Kategorie SF-Produkt hat folgende Eigenschaften erfasst und verweist im Feld Hersteller auf das Objekt SF Software-Beratung GmbH:

Ein Drucker in der Kategorie Gerät stellt sich so dar:

Neben dem Eigentümer führen wir auch den Produkttyp selbst als eigenes Stammdatenobjekt - es kann viele Drucker dieses Typs mit verschiedenen Seriennummern und Eigentümern geben.

Sie sehen: Was Sie erfassen, hängt ganz von Ihren Anforderungen ab. SF Ordnerplan speichert alles, was für Sie nützlich ist.

Ein Objekt in mehreren Kategorien

Jeder Vorgang gehört immer zu genau einem Prozess. Ein und dasselbe Objekt kann aber zu beliebig vielen Kategorien gehören. Stellen Sie sich bitte vor:

• Eine Kategorie Kontakt enthält Felder für die Anschrift, Telefon, Mail etc.
• SF Ordnerplan-Kategorien könne aufeinander aufbauen:
• Ein Kunde ist per Definition immer auch ein Kontakt, hat also eine Anschrift usw. Zusätzlich hat er aber eine Kundennummer.
• Ein Lieferant ist per Definition immer auch ein Kontakt, hat aber zusätzlich eine Lieferantennummer und Ihre eigene Kundennummer bei diesem Lieferanten.
• Es kommt vor, dass ein und derselbe Kontakt gleichzeitig Kunde und Lieferant ist. Legen wir ihn dann zweimal an? Nein! Das ist ein einziges Objekt, dass eben in beiden Kategorien Kunde und Lieferant ist. Das Objekt hat also alle Felder von Kontakt (Adresse etc.) und eine Kundennummer und eine Lieferantennummer. Wenn sich aber seine Telefonnummer ändert, ändern wir die nur in diesem einen Objekt und nicht etwa getrennt für Kunde und Lieferant.

Solche Hierarchien können einfach sein - hier z.B. ein Strukturdiagramm aus SF Ordnerplan über einige unserer Kategorien:

Ein Computer ist also immer auch ein Gerät, und sowohl Geräte als auch Fahrzeuge sind immer Inventar. Jede der Kategorien ergänzt die Felder der untergeordneten Kategorie durch einige weitere.

Eine komplexere Hierarchie nutzen wir für Kontaktdaten, hier als Screenshot und mitsamt den Merkmalen (also den Eingabefeldern) der jeweiligen Kategorien dargestellt:

Getrennte Zugriffsrechte über Kategorie-Hierarchien

Bei jeder Kategorie ist angegeben, welche Teams Objekte dieser Kategorie nur lesen oder auch pflegen dürfen. Oftmals hat man aber Kategorien, die von verschiedenen Teams benötigt werden, aber ein Team soll die Objekte des anderen nicht ändern (oder nicht mal sehen) dürfen. Auch hier helfen Kategorie-Hierarchien:

Dieses Diagramm zeigt unsere Know-How-Kategorien - unsere flinke Wissens-Datenbank z.B. über Abläufe oder die Behandlung bekannter Probleme mit einem Produkt. Darin sind (in grün) auch die Teams dargestellt, die dort Rechte haben. Die wesentlichen Punkte hierbei sind:

• Die Kategorie Know-How selbst definiert die Merkmale, die in einem solchen Know-How-Eintrag erfasst werden können. Auf sie selbst hat aber niemand Berechtigungen.
• Die davon abgeleiteten Kategorien Know-How (Technik) und Know-How (Softwareentwicklung) haben wegen dieser Hierarchie dieselben Felder - aber ganz andere Berechtigungen:
• Objekte der Kategorie Know-How (Software-Entwicklung) sind ausschließlich für das Team Software-Projekte sichtbar und änderbar.
• Objekte der Kategorie Know-How (Technik) können nur vom Team Serverprojekte gepflegt werden, sind aber für das Team Softwareprojekte aber sichtbar und damit lesbar (angezeigt durch die gestrichelte Linie).

Fazit

Welche Daten Sie auch immer benötigen: In SF Ordnerplan haben Sie eine mächtige Datenbank für Stammdaten zur Verfügung:

• Die Daten können alleinstehend gespeichert, aber auch Vorgängen zugeordnet werden. Das ergibt Suchmöglichkeiten, automatisierte Dokumenterstellung und über die Zusammenhänge eine großartige Wissens-Datenbank für Ihr Unternehmen.
• Auch komplexe Datenstrukturen und Berechtigungen sind leicht zu realisieren.
• Die Benutzung bleibt aber immer einfach, auch wenn die Strukturen dahinter komplex definiert sein können.
• Durch den automatisierten Datenaustausch mit beliebigen Fachanwendungen haben Sie ein echtes Master-Data-System. Eine Drehscheibe für Ihre Daten, sodass sie nur an einer Stelle gepflegt werden müssen, aber in allen Anwendungen immer auf demselben aktuellen Stand sind.

Voilà.