Das Master-Data-System

Datenaustausch mit anderen Anwendungen

Viele der für Vorgänge interessanten Daten dürfte es im Unternehmen schon geben - in den verschiedensten Fachanwendungen nämlich, aber vielleicht auch in einer Excel-Tabelle oder dem Kontakte-Ordner Ihres Postfachs. Die wollen wir natürlich nicht aller erneut erfassen. Wir wollen die Daten auch nicht an mehreren Stellen pflegen müssen, sollte sich etwas ändern.

Über die SF Ordnerplan-PowerShell-Schnittstelle können wir - sofern die betreffende Datenquelle oder Fachanwendung nur irgendwie maschinell angesprochen werden kann - Daten auslesen und in SF Ordnerplan importieren. Nicht nur das: Wir können je nach den Möglichkeiten der jeweiligen Anwendung auch Daten aus SF Ordnerplan in die Anwendung schreiben. All das können wir auch regelmäßig laufen lassen - typischerweise z.B. jede Nacht - um einen ständig synchronen Abgleich zu erreichen.

• Daten für einmalig importieren
• Die Daten müssen einmalig in einer praktisch beliebigen maschinenlesbaren Form direkt abrufbar sein oder exportiert werden. So können wir die "Erstbestückung" von SF Ordnerplan vornehmen.
• Daten regelmäßig aus einer Fachanwendung importieren - die Fachanwendung bleibt das führende System
• Wenn Sie z.B. Gebäude in einem Gebäudeverwaltungsprogramm führen, so können wir nächtlich die aktuellen Gebäudedaten, so weit sie in SF Ordnerplan für Vorgänge nützlich sind, importieren und synchronisieren.
• So haben wir tagesaktuell die Gebäudedaten in SF Ordnerplan und können all die Dinge damit tun, die SF Ordnerplan bietet.
• Vielleicht wollen Sie in SF Ordnerplan weitere Felder ergänzen, die es in der jeweiligen Fachanwendung gar nicht gibt.
• Wir importieren typischerweise auch die jeweiligen Schlüsselfelder der Fremdanwendung, damit erkannt werden kann, ob es sich um einen neuen Datensatz oder die Änderung (oder auch Löschung) eines vorhandenen Datensatzes handelt.
• Daten regelmäßig an eine Fachanwendung exportieren - SF Ordnerplan als das führende System
• Sie können die Sache auch herumdrehen: Daten werden in SF Ordnerplan gepflegt und, nächtlich etwa, zur Fachanwendung exportiert. Warum?
• Die Daten werden vielleicht sowieso zuerst in SF Ordnerplan benötigt. Denken Sie an die per E-Mail ankommende Anfrage von einem neuen Interessenten über ein neues Projekt. Dann nehmen Sie die Kontaktdaten gleich bei der Anlage des Anfrage-Vorgangs und Ablage der E-Mail in diesem Vorgang auf. Sobald der Kunde tatsächlich einen Auftrag erteilt, ergänzen Sie den bisherigen Interessenten in SF Ordnerplan um die Kategorie Kunde.
• In Ihrer Warenwirtschaft wird dann automatisch der Kunde angelegt.
• Die von der Warenwirtschaft erzeugte Kundennummer wird automatisch zurück ins SF Ordnerplan-Objekt geschrieben.
• In Ihrer Finanzbuchhaltung könnte auch automatisch das Buchhaltungskonto für den neuen Kunden angelegt werden.
• Sie wollen die Daten an mehrere Fachanwendungen verteilen und wollen, dass sie immer und überall auf dem gleichen, aktuellen Stand sind.
• Der Klassiker sind Kontaktdaten, die in der Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Telefonanlage usw. ständig auf dem aktuellen Stand gehalten werden sollen. In der "Zentrale", SF Ordnerplan, erfassen und pflegen sie Daten, und sie gehen immer aktuell in die anderen Anwendungen.
• SF Ordnerplan als Verteilzentrum für Daten aus einer führenden Anwendung in andere Anwendungen
• Auch wenn eine Fachanwendung die für die Pflege bestimmter Daten führende Anwendung bleiben soll, können Sie deren Daten in SF Ordnerplan importieren und an andere Anwendungen exportieren lassen.
• Auch so erreichen wir, dass alle Daten nur an einer einzigen Stelle gepflegt werden müssen, aber dennoch überall, wo sie gebraucht werden, auf aktuellem Stand verfügbar sind.

Beispiele dafür, wie wir sowas tatsächlich realisiert haben, finden Sie in den Beiträgen (Wirklich) zentrale Adressverwaltung und Automatisches Zusammenführen von Daten aus zwei Fachanwendungen.

Synchronisieren von Kontaktdaten nach Microsoft Outlook

Der Kontakte-Ordner in Ihrem Outlook ist ein Spezialfall von "Fachanwendung". Den hat nämlich jedes Postfach und damit jeder Benutzer eigens. Bisher musste jeder seine eigenen Kontakte pflegen, oder Sie hatten vielleicht ein gemeinsam genutztes Adressbuch oder einen öffentlichen Exchange-Ordner mit Kontaktdaten.

Raffinierter geht es durch den laufenden Export von Ansprechpartner-Objekten aus SF Ordnerplan in den Kontakte-Ordner von Outlook:

• Jeder Benutzer kann selber festlegen, von welchen Kategorien welche Objekte nach Outlook geschrieben werden sollen:

• SF Ordnerplan erkennt - insbesondere beim ersten Mal - bereits existierende Kontakte in Outlook anhand von E-Mail-Adressen, Telefonnummern u.a., sodass diese Kontakte dann aktualisiert und nicht etwa doppelt vorhanden sind.
• SF Ordnerplan kann Neuzugänge und Änderungen permanent automatisch in Outlook ergänzen.
• Über einen Exchange Server hat so jeder User die immer aktuellen Kontaktdaten nicht nur in Outlook zur Verfügung, sondern
• damit auch im Smartphone und
• damit ggf. auch im Auto, um komfortabel jemand anzurufen oder dorthin zu navigieren.

Dabei kann der Export in SF Ordnerplan sehr fein und umfassend konfiguriert werden:

• Für jedes Outlook-Feld kann eines der Felder laut Ihren Stammdatenkategorien (also auch Felder wie Kundennummer) oder auch ein berechnetes Feld, das aus anderen Feldern Inhalte zusammensetzt, exportiert werden. So kann z.B. bei einem Ansprechpartner nicht nur dessen eigene Telefonnummer, sondern auch die zentrale Rufnummer des Arbeitgebers ausgegeben werden, sodass beim Anrufen beide Nummern sofort zur Verfügung stehen.
• Auch die Bemerkungen, Kategoriebezeichnungen und Synonyme der Objekte können - z.B. ins Outlook-Feld Notizen - ausgegeben werden. So können auch darüber Kontakte in Outlook oder dem Smartphone gefunden werden.
• Auch Kontaktfotos und Firmenlogos können ins Bild-Feld von Microsoft Outlook exportiert werden.

Fazit

SF Ordnerplan ist ein mächtiges und überaus nützliches Master-Data-System.

• Daten können flexibel und automatisch in alle Richtungen mit beliebigen Fachanwendungen ausgetauscht und synchronisiert werden, sofern die jeweilige Anwendung irgendwie maschinell angesteuert werden kann.
• Endlich sind auch alle Kontaktdaten bei jedem Outlook-Benutzer im Unternehmen immer topaktuell.
• Siehe dazu auch den Beitrag (Wirklich) zentrale Adressverwaltung.

Voilà.