Vorgänge anlegen

Spielen wir zwei Szenarien durch:

• Wir kaufen einen neuen Drucker und
• wir führen für einen Kunden eine Fortbildung durch.

Für diese Beispiele nehmen wir an, dass die entsprechenden Prozesse und die benötigten Stammdaten-Strukturen bereits angelegt wurden. Wir stehen in SF Ordnerplan also im Arbeitsplatz-Fenster in Vorgänge:

Solange wir keine Suchbegriffe oder -kriterien eingeben, erscheinen die zuletzt verwendeten Vorgänge. Wenn Sie am nächsten Tag an einem Vorgang weiterarbeiten möchten, brauchen Sie also gar nicht zu suchen - der Vorgang wird sowieso als erster erscheinen.

In diesem Fenster klicken wir jeweils links unten auf Neuer Vorgang...

Einen Drucker kaufen

Nach Klick auf Neuer Vorgang... erscheint der Assistent dazu und fragt, in welchem Prozess ein Vorgang angelegt werden soll. Auch hier werden die zuletzt verwendeten Prozesse zuoberst angezeigt, ansonsten hätten wir z.B. kauf eintippen können, um den Prozess Gegenstände und Dienstleistungen kaufen aufzurufen:

Auf Weiter werden die Daten laut der Definition dieses Prozesses abgefragt - das kann also bei Ihnen auch ganz anders gestaltet sein:

Die in grün geklammerten Felder sind die Prozesseigenschaften laut unserer Prozessdefinition. Das kann bei Ihnen also je nach Ihren Anforderungen anders aussehen. Wir haben in diesem Beispiel erfasst:

• Das Datum des Vorgangs. Laut Prozessdefinition wird hier ein komplettes Datum mit Tag, Monat und Jahr verwendet (man kann auch nur Monat/Jahr, nur ein Jahr oder auch gar kein Datum haben).
• Das Team, in dessen Namen der Vorgang angelegt wird. Wenn Sie nur in einem Team Mitglied sind, das in diesem Prozess Vorgänge anlegen darf, wird das automatisch eingestellt. Wenn Sie in mehreren berechtigten Teams Mitglied sind (weil Sie z.B. eine geteilte Stelle zwischen Buchhaltung und Bauabteilung haben), wählen Sie so aus, in welchem Namen der Vorgang bearbeitet werden soll - welchen "Hut Sie gerade aufhaben".
• In den Feldern laut Prozessdefinition:
• Den Gegenstand (Drucker),
• den Kontakt, bei dem Sie den Drucker bestellen (wir haben hier eine fiktive Firma XY-Tech angelegt) und
• den Hersteller (wir haben hier Brother aus den Stammdaten ausgewählt; das ist aber keine Werbung und keine Wertung).
• Die anderen Felder haben wir freigelassen. Die Bestellnummer z.B. wissen wir ja noch gar nicht; die können wir später ergänzen.
• Zu jedem Vorgang können Sie beliebig viele Ansprechpartner aus den Stammdaten hinzufügen. Wir haben hier einen fiktiven Herrn Aristoteles der Firma XY-Tech angelegt.

Kurz zu den Verweisen auf Stammdaten-Objekten (darüber gibt es einen eigenen Beitrag): Sie können in SF Ordnerplan beliebige Stammdaten-Strukturen, Kategorien genannt, anlegen. Das können Kontakte sein, Hersteller, Bankkonten, Sitzungssäle, Gebäude, Geräte, was immer Sie brauchen. Beim Erfassen des neuen Vorgangs können die aus der Datenbank gesucht oder auch direkt neu angelegt werden. Wenn wir den Herrn Aristoteles später also nochmal wo brauchen, ist er schon angelegt. Sollte sich seine Telefondurchwahl ändern, brauchen wir das nur an einer Stelle - nämlich seinem Stammdatenobjekt - zu tun, egal in wie vielen Vorgängen er beteiligt ist.

Auf Weiter hin können wir die Vorgangsanlage fertigstellen:

Die Vorgangsbezeichnung wird automatisch laut Prozessdefinition gebildet: Hier besteht sie aus dem Datum sowie den Kurzbezeichnungen der Firma und des Herstellers - in diesem Fall also XY-Tech (das GmbH darin wurde für das Kürzel sogar automatisch entfernt) und Brother. Fertigstellen legt den Vorgang an; er wird nun - - weil er der zuletzt verwendete ist - automatisch als erstes angezeigt:

Bevor wir uns anschauen, was man mit einem Vorgang alles machen kann, lassen Sie uns noch den zweiten anlegen:

Eine Fortbildung beim Kunden durchführen

Klicken wir also nochmal auf Neuer Vorgang... und suchen ganz unbedarft nach Fortbildungen:

Warum fanden wir den Prozess Schulungen durchführen schon nach Eintippen von fortb? Weil dem Prozess das Word Fortbildungen als Synonym zugeordnet wurde.

Klicken wir also auf Weiter und füllen die Vorgangsdaten aus - das sind in diesem Prozess andere als beim Kauf-Vorgang:

Die Felder laut Prozessdefinition haben wir in diesem Bild wieder grün gekennzeichnet:

• Wir führen eine Schulung für das Produkt SF Ordnerplan durch,
• in Form eines Workshops vor Ort (auch solche Auswahlfelder kann man definieren)
• für die Firma XY-Tech GmbH (von der wir ja schon den Drucker kaufen)
• mit den beiden zu schulenden Personen, den schon bekannten Herrn Aristoteles und für Frau Mona, die ebenfalls zur XY-Tech gehört (man kann also auch Mehrfach-Felder für viele Einträge in einem Feld definieren).

So wird der Vorgang nach Weiter angelegt werden:

Nach Fertigstellen sieht unsere Vorgangsübersicht nun so aus:

Was können wir nun mit diesen Vorgängen tun?

Sie sehen am unteren Rand des Fensters die wichtigsten Aktionen, die SF Ordnerplan für einen Vorgang anbietet; weitere finden sich in der Extras-Schaltfläche ganz rechts unten - wie das genau funktioniert, wird in separaten Beiträgen beschrieben:

Vorgangsordner öffnen

Wir können den Vorgangsordner öffnen. Das ist ein automatisch angelegter Ordner im Windows Explorer (genauer: im jeweils eingestellten Speichersystem, aber ein Fileserver ist der Standardspeicher). Noch ist dieser Ordner leer, weil noch keine Dokumente existieren.

Dokumente erzeugen und automatisch ausfüllen, incl. E-Mails

Über Neues Dokument... können wir Dokumente direkt im Vorgangsordner anlegen - Briefe, E-Mails, Kalkulationen, was auch immer (Sie können auch direkt im Vorgangsordner Dateien oder Unterordner anlegen usw.).

Ansprechpartner anrufen

Über Anrufen... können wir Ansprechpartner mit Telefonnummer direkt anrufen (abhängig von Ihrer Telefonanlage).

Vorgangsdaten bearbeiten

Wir können den Vorgang Bearbeiten, z.B. um beim Kauf die Bestellnummer zu ergänzen oder um eine weitere Schulungsteilnehmerin hinzuzufügen.

Zusammenhänge grafisch darstellen und bearbeiten

Einer der Befehle unter Extras ist Zusammenhang zeigen. Das Zusammenhang-Diagramm des Schulungs-Vorgangs sieht so aus:

Wenn wir darin die XY-Tech GmbH markieren und Zusammenhang von hier wählen, sehen wir, was wir gerade wir mit dieser Firma zu tun haben - also beide Vorgänge, den Kauf des Druckers und die Schulung:

Fazit

Vorgänge sind vielfach nützlich, um Dokumente zu organisieren. Die mit den Vorgängen verknüpften, beliebig definierbaren Daten und Ansprechpartner dienen der Suche nach dem Vorgang, dem automatischen Ausfüllen von Dokumenten, zum Telefonieren und dem Erkennen von Zusammenhängen. Auf die Details gehen wir in den weiteren Beiträgen noch genauer ein.

Voilà.